Svantaggi di controllo: Rilevamento e correzione automatica

Introduzione

Una convinzione comune tra i team di compliance è che gli svantaggi di controllo possano essere gestiti attraverso una documentazione meticolosa e controlli di routine. Tuttavia, una visione interna che sfida la saggezza convenzionale è che gli svantaggi di controllo non riguardano solo la conformità - riguardano l'integrità operativa e la sostenibilità finanziaria. Per i servizi finanziari europei, questa realtà è particolarmente critica data la stringente normativa in materia di DORA, MiFID II, GDPR e, più recentemente, la severa direttiva NIS2.

Le conseguenze sono alte. La non conformità può portare a sanzioni pesanti, fallimenti in controllo, interruzioni operative e danni irreparabili alla reputazione. Questo articolo esplora il rilevamento e la correzione automatica degli svantaggi di controllo, offrendo un approccio strategico alla gestione dei rischi che le istituzioni finanziarie non possono più permettersi di ignorare.

Il Problema Fondamentale

Gli svantaggi di controllo spesso si nascondono sotto la superficie delle operazioni di un'organizzazione, celati da processi di conformità obsoleti. I costi reali sono ingenti. Uno studio dell'Autorità Bancaria Europea ha mostrato che la non conformità alle esigenze normative costa alle istituzioni finanziarie milioni di euro in sanzioni ogni anno. Il tempo sprecato su processi manuali e l'esposizione al rischio dovuta a svantaggi non rilevati si sommano a perdite finanziarie significative e inefficienze operative.

La maggior parte delle organizzazioni — DORA MiFID II GDPR

GDPR 324%

DORA 4

1. Gartner 2019 386

2. PwC 2018 4,5%

3. Forrester 2018 IT 110

Perché è Urgente Ora

L'urgenza di affrontare gli svantaggi di controllo è accentuata dalle recenti modifiche normative e azioni di esecuzione. Il Digital Operational Resilience Act (DORA) dell'Unione Europea introduce nuovi requisiti di cybersecurity per le istituzioni finanziarie, aumentando sensibilmente l'attenzione sui controlli interni e sulla resilienza operativa. Con le azioni di esecuzione in aumento, come la multa di 746 milioni di euro inflitta a Credit Suisse dalla Banca Centrale Europea per violazione delle regole di lotta al riciclaggio di capitali, il costo della non conformità non è mai stato così alto.

Inoltre, le pressioni di mercato sono in aumento. I clienti e i partner richiedono sempre più certificati come SOC 2 e ISO 27001, che richiedono controlli interni robusti e processi di gestione dei rischi. La non conformità può portare a un vantaggio competitivo, poiché i clienti possono scegliere di lavorare con organizzazioni in grado di dimostrare controlli più forti e una migliore gestione dei rischi.

La lacuna tra dove si trovano la maggior parte delle organizzazioni e dove dovrebbero essere si sta allargando. Molte di esse continuano a fare affidamento su processi manuali e tecnologie obsolete, non in grado di gestire la complessità e la rapidità delle modifiche normative. Questa lacuna non è solo un problema di conformità - è un rischio aziendale che può influire sul bottom line e sulla viabilità a lungo termine delle istituzioni finanziarie.

Nella prossima parte di questo articolo, esploriamo come le organizzazioni possono sfruttare l'automazione e le soluzioni alimentate da IA per rilevare e correggere gli svantaggi di controllo in modo più efficace. Discuteremo anche come Matproof, una piattaforma di automazione della conformità specificamente creata per i servizi finanziari dell'UE, può aiutare a colmare questa lacuna e garantire resilienza operativa di fronte a paesaggi normativi in evoluzione.

Il Framework di Soluzione

Un ampio framework di soluzione per affrontare gli svantaggi di controllo e migliorare i processi di correzione è essenziale per le istituzioni finanziarie in Europa. Questo framework dovrebbe essere robusto, adattabile e allineato con le normative come DORA, SOC 2, ISO 27001, GDPR e NIS2. Ecco i passi e i suggerimenti per aiutare a creare un forte ambiente di controllo interno:

Passo 1: Identificare gli Svantaggi di Controllo Critici

Il primo passo è identificare dove esistono svantaggi di controllo. Questo implica una valutazione del rischio che dovrebbe essere dettagliata e metodica. Usa matrici di rischio per categorizzare i rischi e il loro impatto potenziale. Le valutazioni dei rischi dovrebbero allinearsi a quanto previsto dai regolatori; ad esempio, l'articolo 28 (2) di DORA afferma che le istituzioni devono avere in place framework di governance robusti.

Passo 2: Definire una Chiara Ambito dei Controlli

Dopo aver identificato i rischi, definisci l'ambiente di controllo. I framework di controllo dovrebbero essere completi, affrontando tutti gli aspetti delle operazioni dell'organizzazione. Questo include politiche, procedure e controlli relativi alla tecnologia, alla gestione dei dati e al comportamento degli dipendenti, in linea con i requisiti GDPR e ISO 27001.

Passo 3: Sviluppare un Programma di Monitoraggio dei Controlli

Il monitoraggio regolare è cruciale. Implementa un programma che controlli sistematicamente l'efficacia dei controlli. Questo può essere fatto attraverso revisioni periodiche, scansioni automatiche e controlli. Assicurati che le prove raccolte possano essere facilmente reperibili, come richiesto da SOC 2.

Passo 4: Implementare un Processo di Correzione

Dovrebbe essere stabilito un processo di correzione per affrontare qualsiasi svantaggio di controllo tempestivamente. Questo processo deve essere ben documentato e includere passaggi per identificare, valutare e affrontare i problemi. Dovrebbe anche indicare chi è responsabile di ogni passo, tempi per il completamento e come l'efficacia della correzione sarà misurata.

Passo 5: Miglioramento Continuo

Infine, impegnati in una cultura di miglioramento continuo. Questo significa esaminare e aggiornare regolarmente i framework di controllo in risposta a nuovi rischi, cambi nell'ambiente normativo o avanzamenti tecnologici.

Cosa Significa "Buono"

A fronte del "solo superare", un ambiente di controllo "buono" è proattivo, non reattivo. Anticipa i rischi, non solo li risponde. Usa la tecnologia per automatizzare i test di controllo e la raccolta di prove, riducendo il carico sui team di controllo interno. Integra anche la gestione dei rischi nel processo di pianificazione strategica, assicurandosi che la gestione dei rischi non sia un'idea secondaria ma una parte centrale delle operazioni aziendali.

Errori Comune da Evitare

Errore 1: Valutazione del Rischio Inadeguata

Molte organizzazioni non effettuano una valutazione del rischio completa, portando a rischi e svantaggi di controllo trascurati. Invece di un controllo superficiale, dovrebbe essere condotta una valutazione del rischio dettagliata che valuta tutte le possibili minacce e vulnerabilità, seguendo le linee guida stabilite da ISO 27001.

Errore 2: Reattivo Piuttosto che Proattivo

Un errore comune è affrontare gli svantaggi di controllo solo dopo un controllo o un incidente, invece di gestire i rischi in modo proattivo. La gestione dei rischi proattiva implica il monitoraggio regolare e il test dei controlli per assicurarsi che siano efficaci e identificare i problemi prima che diventino significativi.

Errore 3: Documentazione Insufficiente

La mancanza di documentazione è un problema significativo. La documentazione è critica per dimostrare la conformità e per il processo di correzione. Dovrebbe includere non solo le politiche e procedure ma anche i risultati dei test di controllo e le prove delle azioni di correzione intraprese.

Errore 4: Eccessiva Dipendenza dai Processi Manuali

I processi manuali sono耗时 e propensi agli errori. Inoltre, rendono difficile la raccolta e l'analisi delle prove necessarie per i controlli. Invece, considera l'automazione della parte più ampia possibile del processo, che non solo aumenta l'efficienza ma riduce anche il rischio di errori umani.

Errore 5: Formazione e Consapevolezza Inadeguata

Gli dipendenti spesso non sono a conoscenza dell'importanza dei controlli interni e del loro ruolo nel mantenerli. La formazione dovrebbe fare parte regolare dell'ambiente di controllo, con un focus sull'importanza dei controlli e su come conformarsi a essi.

Strumenti e Approcci

Approccio Manuale

Gli approcci manuali al test di controllo e alla raccolta di prove possono essere completi ma sono spesso time-consuming e propensi agli errori. Funzionano meglio in organizzazioni di piccole dimensioni o per controlli specifici e non complessi. Tuttavia, non sono scalabili o efficienti per organizzazioni di grandi dimensioni o ambienti di controllo più complessi.

Approccio basato su fogli di calcolo/GRC

Gli approcci basati su fogli di calcolo o software GRC (Governance, Risk, and Compliance) offrono alcune forme di automazione e possono essere più efficienti dei processi manuali. Tuttavia, spesso hanno limitazioni in termini di monitoraggio in tempo reale, integrazione con altri sistemi e capacità di raccogliere e analizzare un'ampia gamma di prove.

Piattaforme di Conformità Automatizzate

Le piattaforme di conformità automatizzate come Matproof possono offrire significative vantaggi. Possono automatizzare molti aspetti dell'ambiente di controllo, tra cui la generazione di politiche, la raccolta di prove e la correzione. Possono anche integrarsi con altri sistemi per offrire una visione più completa dell'ambiente di controllo. Matproof, ad esempio, offre la residenza dei dati 100% nell'UE e è specificamente creata per i servizi finanziari dell'UE, rendendola un'ottima scelta per organizzazioni soggette a DORA e altre normative dell'UE.

Quando si sceglie una piattaforma di conformità automatizzata, cercare caratteristiche come la generazione di politiche alimentate da IA, la raccolta automatica di prove e agenti di conformità degli endpoint. Considera anche la capacità della piattaforma di integrarsi con altri sistemi e la sua capacità di scalabilità.

Quando l'Automazione Aiuta e Quando No

L'automazione può aiutare significativamente nell'automatizzare compiti ripetitivi, riducendo il rischio di errori umani e fornendo il monitoraggio e la segnalazione in tempo reale. Tuttavia, non è sostitutivo di un ambiente di controllo ben progettato o del giudizio e dell'esperienza dei professionisti della conformità. È più efficace quando utilizzato in combinazione con un forte framework di controllo interno e una cultura di conformità.

Inizio: I Tuoi Passi Successivi

Gli svantaggi di controllo e la loro correzione possono sembrare sopravanzati, ma iniziare è semplice. Di seguito è un piano d'azione a cinque passaggi che puoi seguire questa settimana:

1. Valutazione dei Controlli Attuali: Inizia eseguendo una revisione approfondita dei tuoi controlli interni esistenti. Identifica aree che non sono conformi o che mancano di documentazione sufficiente. Considera di utilizzare il framework COSO per la guida.

2. Valutazione del Rischio: Esegui una valutazione del rischio per comprendere dove la tua organizzazione è più vulnerabile. Questo ti aiuterà a prioritare quali svantaggi di controllo affrontare per primi, in base all'impatto potenziale.

3. Revisione delle Politiche: Valuta le tue politiche in allineamento con i standard DORA, SOC 2 e ISO 27001. Assicurati che siano aggiornate e riflettano accuratamente i processi operativi.

4. Implementazione di Strumenti Automatizzati: Inizia a testare strumenti di conformità automatizzati, come Matproof, per vedere come possono aiutare con la raccolta di prove e la generazione di politiche. Questo può ridurre il carico di lavoro manuale e aumentare l'efficienza.

5. Monitoraggio Continuo: Stabilisci un sistema per il monitoraggio continuo e le revisioni regolari dei tuoi controlli. Questo dovrebbe includere controlli pianificati e la segnalazione tempestiva di eventuali nuovi svantaggi.

Per suggerimenti di risorse, fare riferimento alle pubblicazioni ufficiali dell'UE e BaFin. Le linee guida dell'Autorità Bancaria Europea (EBA) sui sistemi di controllo interno offrono un punto di partenza completo. Inoltre, l'Autorità Federale di Vigilanza Finanziaria tedesca (BaFin) offre informazioni specifiche sulle aspettative normativi per le istituzioni finanziarie.

La decisione di gestire gli svantaggi di controllo in-house o con l'aiuto esterno dipende dalla capacità e dall'esperienza della tua organizzazione. Se il tuo team interno non ha la portata o la conoscenza specialistica, i consulenti esterni possono fornire un supporto prezioso. Tuttavia, per il monitoraggio continuo e la manutenzione, le capacità interne sono spesso più sostenibili.

Un risultato rapido che puoi ottenere nelle prossime 24 ore è eseguire una revisione di alto livello dei tuoi controlli più critici. Identifica uno o due che sono chiaramente insufficienti e elabora un piano d'azione per affrontarli immediatamente.

Domande Frequenti

Ecco le risposte a alcune domande frequenti su svantaggi di controllo e loro correzione:

Q1: Come posso determinare se un svantaggio di controllo è rilevante?

R: La rilevanza dipende dal contesto e può essere difficile da valutare. Di solito, un difetto è considerato rilevante se c'è una possibilità ragionevole che possa comportare una frattura delle dichiarazioni finanziarie di un'entità che sarebbe significativa per un utente che si appoggia su tali dichiarazioni. Considera la magnitudo e la natura del difetto, la probabilità di occorrenza e l'impatto potenziale sull'azienda.

Q2: Qual è il ruolo della tecnologia nel rilevare e correggere gli svantaggi di controllo?

R: La tecnologia è sempre più cruciale. Soluzioni come Matproof utilizzano l'IA per automatizzare la generazione di politiche e la raccolta di prove, riducendo il tempo e lo sforzo richiesto per la conformità. Possono anche fornire il monitoraggio in tempo reale e avvisarti di potenziali problemi, permettendo una correzione più rapida.

Q3: Come assicurarsi che gli sforzi di correzione siano efficaci?

R: Una correzione efficace implica più di semplicemente correggere il problema immediato. Richiede di comprendere la causa radice, implementare una soluzione e poi testare per assicurarsi che il controllo funzioni come previsto. Le revisioni regolari e gli aggiornamenti delle politiche e dei controlli sono anche essenziali per mantenerne l'efficacia.

Q4: Quali sono le implicazioni normativi di non affrontare gli svantaggi di controllo?

R: Le implicazioni possono essere severe. Possono includere sanzioni, danni alla reputazione, perdita di fiducia del cliente e conseguenze legali. Secondo l'articolo 74 di DORA, le istituzioni devono avere meccanismi di controllo interni efficaci. La mancata conformità può portare a azioni di esecuzione da parte degli organismi normativi.

Q5: Come posso mantenere la conformità continua con i requisiti di controllo?

R: La conformità continua richiede una cultura di gestione dei rischi e miglioramento continuo. Questo include la formazione regolare per il personale, l'aggiornamento delle politiche per riflettere le modifiche nella normativa e l'utilizzo di strumenti automatizzati per il monitoraggio e la segnalazione dei controlli. L'impiego di revisori esterni a intervalli regolari può anche fornire una valutazione oggettiva del tuo ambiente di controllo.

Approfondimenti Principali

Ecco gli approfondimenti principali di questo articolo:

• Piano d'Azione: Inizia con una valutazione dei controlli attuali, seguita da una valutazione del rischio, una revisione delle politiche, l'implementazione di strumenti automatizzati e il monitoraggio continuo.
• Conformità Normativa: Assicurati che le tue politiche siano allineate con i standard DORA, SOC 2 e ISO 27001 per evitare sanzioni normativi.
• Ruolo della Tecnologia: Approfitta della tecnologia come Matproof per automatizzare la generazione di politiche e la raccolta di prove, migliorando l'efficienza e l'efficacia nella conformità.
• Sforzi Continua: La conformità non è un evento unico ma richiede sforzi continui e aggiornamenti regolari.
• Valutazione Gratuita: Matproof può assisterti nell'automatizzare il tuo processo di conformità. Per una valutazione gratuita, visita https://matproof.com/contact.

Seguendo questi passaggi e sfruttando gli strumenti appropriati, puoi gestire efficacemente gli svantaggi di controllo e mantenere un robusto framework di gestione dei rischi.