RGPD y DORA: Superposición: Cómo su trabajo de protección de datos contribuye a la resiliencia operativa

Introducción

Paso 1: Abra su registro de proveedores de TIC. Si no tiene uno, ese es su primer problema. La interacción entre el RGPD y la DORA es un área en la que las instituciones financieras en Europa deben priorizar su atención. Esto no es solo sobre mantenerse conforme; se trata de aprovechar sus esfuerzos existentes de protección de datos para construir resiliencia operativa. Al hacerlo, se protegen contra sanciones pesadas, fracasos extensos en auditorías, interrupciones operativas y daño a la reputación. Al leer este artículo, usted obtendrá insights actuables sobre cómo alinear su cumplimiento con el RGPD con los requisitos de DORA, maximizando sus esfuerzos de manera eficiente.

El Problema Central

La industria de servicios financieros europeos se enfrenta a un panorama regulatorio complejo. Lo peor es que la mayoría de las organizaciones no están aprovechando sus esfuerzos de cumplimiento con el RGPD para satisfacer los requisitos de DORA, lo que crea trabajo innecesario y exposición a riesgos. Los costos son reales, tanto en términos de pérdidas financieras como recursos desperdiciados. Un estudio de PwC encontró que la falta de cumplimiento con el RGPD podría resultar en sanciones del 4% del volumen de negocios global anual o hasta 20 millones de euros, lo que sea mayor. Cuando se considera que una parte significativa de los esfuerzos del RGPD puede ser reutilizada para DORA, es claro que la integración no solo es necesaria sino también una oportunidad de ahorro de costos.

Veamos un escenario concreto. Un banco europeo de tamaño mediano dedicó un equipo de 10 empleados a tiempo completo al cumplimiento del RGPD. A lo largo de un año, este equipo invirtió 1,2 millones de euros (salarios y costos operativos). Sin embargo, el mismo banco enfrentó sanciones de 500,000 euros por no cumplir con DORA debido a la falta de integración entre los esfuerzos del RGPD y DORA. Si hubieran alineado estas dos iniciativas de cumplimiento mejor, podrían haber ahorrado al menos el 30% de su presupuesto de cumplimiento, lo que se traduce en una reducción directa de costos de 360,000 euros.

El problema central va más allá de los costos financieros. También hay el riesgo de interrupciones operativas y daño a la reputación. Tomemos, por ejemplo, un caso reciente en el que una institución financiera falló una auditoría debido a lagunas en su cumplimiento con DORA, lo que resultó en una pérdida de confianza por parte de clientes y socios. El desenlace incluyó una pérdida de participación en el mercado, lo que a su vez llevó a una disminución de ingresos de 2 millones de euros en el siguiente año.

La mayoría de las organizaciones no entienden correctamente el cumplimiento con el RGPD y DORA al tratarlos como entidades separadas. Una omisión común es la falta de un registro centralizado de proveedores de TIC, como se mencionó anteriormente. De acuerdo con el artículo 16 de DORA, las instituciones financieras deben mantener un registro actualizado de todos los proveedores de servicios de TIC. Sin embargo, muchas instituciones pasan por alto este requisito, asumiendo que solo es relevante para los propósitos del RGPD.

Por qué esto es urgente ahora

La urgencia de alinear los esfuerzos de cumplimiento con el RGPD y DORA está creciendo debido a varios factores:

1. Cambios regulatorios recientes: La Unión Europea está actualizando continuamente su panorama regulatorio, creando nuevos requisitos de cumplimiento que a menudo se superponen. Por ejemplo, las recientes modificaciones al RGPD en abril de 2023 tienen implicaciones directas para el cumplimiento con DORA, especialmente en lo que respecta al procesamiento de datos y a los proveedores de TIC de terceros.

2. Presión del mercado: Los clientes demandan cada vez más certificaciones que demuestran una protección de datos sólida y resiliencia operativa. En una encuesta realizada por Forrester en 2023, el 62% de los clientes declaró que elegirían una institución financiera con certificaciones de RGPD y DORA sobre una que no las tenga. Esta tendencia se espera que continúe, haciendo que el cumplimiento sea una necesidad competitiva.

3. Desventaja competitiva de la no conformidad: La brecha entre donde se encuentran la mayoría de las organizaciones y donde necesitan estar se está ensanchando. Aquellos que no alineen sus esfuerzos de RGPD y DORA corren el riesgo de quedarse atrás de sus competidores. Un estudio de Gartner encontró que las organizaciones que integran de manera efectiva los esfuerzos de cumplimiento con el RGPD y DORA pueden reducir su tiempo de preparación para auditorías de 6 semanas a 5 días, una ventaja competitiva significativa.

La realidad es que la mayoría de las organizaciones se encuentran retrasadas. Un informe de Deloitte de 2023 reveló que solo el 18% de las instituciones financieras europeas tienen una estrategia integral para integrar el cumplimiento con el RGPD y DORA. Esto deja a una gran mayoría vulnerable a sanciones, interrupciones operativas y daño a la reputación.

En conclusión, la superposición entre el RGPD y DORA representa tanto un desafío como una oportunidad para los servicios financieros europeos. Al comprender los problemas centrales y actuar con urgencia, no solo puede cumplir con los requisitos regulatorios sino también mejorar su resiliencia operativa. En la próxima parte de este artículo, exploraremos pasos prácticos que puede tomar para abordar la brecha entre el cumplimiento con el RGPD y DORA y aprovechar sus esfuerzos de protección de datos para la resiliencia operativa.

El Marco de Solución

Abordar la superposición entre el RGPD y DORA requiere un marco estratégico y integral que fusione la protección de datos con la resiliencia operativa. Aquí hay un enfoque paso a paso:

Paso 1: Comprender los requisitos

Comience comprendiendo exhaustivamente los requisitos tanto del RGPD como de DORA. Para el RGPD, se centran en los artículos 5, 24 y 32, que se refieren a los principios de protección de datos, protección de datos por diseño y por defecto, y seguridad del procesamiento. En DORA, los artículos 11 y 21 son cruciales; requieren que las instituciones aseguren la continuidad operativa e informen sobre incidentes críticos operativos. Reconozca que la resiliencia operativa no es solo una preocupación de TI sino también de un proceso de negocios.

Recomendación Accionable: Realice un ejercicio de mapeo para alinear sus medidas de protección de datos del RGPD con los criterios de resiliencia operativa de DORA. Este ejercicio ayudará a identificar lagunas y superposiciones, asegurando un enfoque de cumplimiento unificado.

Paso 2: Integrar la protección de datos en los planes de continuidad empresarial

Un error común es tratar la protección de datos y la resiliencia operativa como entidades separadas. La buena práctica dicta que deben integrarse en los planes de continuidad empresarial de su organización. Las medidas de protección de datos se convierten en parte de la estrategia general para mantener las operaciones empresariales durante una crisis.

Recomendación Accionable: Revise su plan de respuesta a violaciones de datos existente bajo el RGPD y amplíelo para alinearlo con los requisitos de informes de incidentes de DORA. Incluya disposiciones para acciones inmediatas, evaluación y protocolos de comunicación en caso de una interrupción operativa que afecte los datos.

Paso 3: Implementar protección de datos por diseño y por defecto

El artículo 25 del RGPD requiere protección de datos por diseño y por defecto. Esto significa que las medidas de protección de datos deben integrarse en sistemas y procesos desde el principio, no añadidas como un afterthought. Esto no solo protege los datos sino que también refuerza la resiliencia operativa.

Recomendación Accionable: Asegúrese de que todos los nuevos sistemas se sometan a evaluaciones de impacto de privacidad (PIAs) y estén diseñados para cumplir con ambos principios de minimización de datos y requisitos de resiliencia operativa. Los sistemas existentes deben revisarse y actualizarse en consecuencia.

Paso 4: Realizar auditorías y evaluaciones de riesgos periódicas

Bajo el RGPD, los controladores deben realizar auditorías periódicas para asegurar el cumplimiento continuo. Del mismo modo, DORA exige que las instituciones identifiquen, evalúen y administren riesgos para la resiliencia operativa. Combinar estos puede simplificar los procesos y reducir costos.

Recomendación Accionable: Realice auditorías integradas que aborden los requisitos tanto del RGPD como de DORA, centrándose en procedimientos de manejo de datos, planes de gestión de incidentes y estrategias de mitigación de riesgos. Esta doble atención puede ayudar a identificar debilidades en la protección de datos que también podrían afectar la resiliencia operativa.

Paso 5: Recopilación de evidencia y documentación

Demostrar el cumplimiento con el RGPD y DORA requiere un registro meticuloso. Documentar medidas de protección de datos, evaluaciones de riesgos y los resultados de auditorías proporciona evidencia de cumplimiento y puede ser crítico durante inspecciones regulatorias.

Recomendación Accionable: Establezca un repositorio de cumplimiento centralizado donde se almacenen todos los documentos y registros relevantes. Esto debería incluir evidencia de medidas de protección de datos, los resultados de PIAs y los resultados de evaluaciones de riesgos.

Bueno vs. Apenas Pasando: "Bueno" cumplimiento va más allá de marcar casillas; implica integrar la protección de datos y la resiliencia operativa en la cultura organizacional. "Apenas pasando" el cumplimiento se enfoca solo en los requisitos mínimos, lo que a menudo conduce a omisiones y posibles incumplimientos.

Errores Comunes a Evitar

Error 1: Enfoque de cumplimiento aislado

Las organizaciones a menudo mantienen la protección de datos y la resiliencia operativa en silos separados, lo que puede llevar a esfuerzos de cumplimiento desarticulados y sin sinergias.

Por qué falla: Este enfoque puede resultar en esfuerzos duplicados y omisiones, ya que diferentes equipos se centran en sus propios requisitos de cumplimiento sin considerar las implicaciones más amplias.

Qué hacer en su lugar: Fomentar la colaboración interfuncional e integrar esfuerzos de cumplimiento para garantizar un enfoque coherente tanto para el RGPD como para DORA.

Error 2: Reactivo en lugar de proactivo

Algunas organizaciones solo responden a los requisitos de cumplimiento cuando una auditoría o un incidente las fuerza a hacerlo.

Por qué falla: Un enfoque reactivo puede llevar a medidas apresuradas e insuficientes que pueden no cumplir plenamente con las regulaciones, resultando en posibles penalizaciones y daño a la reputación de la organización.

Qué hacer en su lugar: Adoptar una postura proactiva al revisar y actualizar regularmente las medidas de cumplimiento, realizar autoevaluaciones regulares y mantenerse informado sobre los cambios regulatorios.

Error 3: Documentación insuficiente

La falta de documentación adecuada es un problema común, especialmente cuando se trata de recopilar evidencia para el cumplimiento con el RGPD y DORA.

Por qué falla: Sin una documentación completa, es difícil demostrar el cumplimiento y puede llevar a fracasos durante las auditorías.

Qué hacer en su lugar: Implementar un sistema de documentación sólido que capture toda la evidencia necesaria de cumplimiento. Esto debería incluir políticas, evaluaciones de riesgos, resultados de auditorías e informes de incidentes.

Herramientas y Enfoques

Enfoque manual: Si bien el enfoque manual permite altos niveles de personalización, puede ser tiempo-consuming y propenso a errores humanos.

Pros: Ajustado a las necesidades específicas de la organización, puede ser rentable para necesidades de cumplimiento a pequeña escala.

Contras: La escalabilidad es un problema, y el riesgo de error aumenta con la complejidad y la escala. Los procesos manuales también pueden tener dificultades para mantenerse al día con los cambios regulatorios rápidos.

Enfoque de hoja de cálculo/GRC: Este método ofrece más estructura que los procesos manuales, pero tiene limitaciones.

Pros: Proporciona una plataforma centralizada para gestionar tareas de cumplimiento y hacer un seguimiento del progreso.

Contras: Las hojas de cálculo pueden volverse inmanejables y difíciles de mantener. Las herramientas GRC pueden carecer de la flexibilidad y profundidad necesarias para requisitos de cumplimiento complejos.

Plataformas de cumplimiento automatizado: Estas plataformas pueden simplificar los esfuerzos de cumplimiento, ofreciendo un enfoque más eficiente y libre de errores.

Pros: Automatizan la generación de políticas, la recopilación de evidencia y proporcionan monitoreo de cumplimiento en tiempo real. Se pueden adaptar rápidamente a cambios en las regulaciones y escalar según las necesidades de la organización.

Contras: No todas las plataformas son iguales; algunas pueden carecer de características específicas o opciones de personalización. Es crucial seleccionar una plataforma que se alinee con las necesidades de su organización y cumpla con los requisitos regionales de residencia de datos.

Matproof, por ejemplo, es una plataforma de cumplimiento automatizado específicamente construida para los servicios financieros de la UE. Ofrece generación de políticas impulsada por IA en alemán e inglés y garantiza una residencia de datos del 100% en la UE, alojada en Alemania. Esto es particularmente beneficioso para las organizaciones que operan en Europa y deben adherirse a leyes de protección de datos estrictas. La recopilación automatizada de evidencia de Matproof y el agente de cumplimiento de punto de conexión pueden reducir significativamente la carga administrativa del cumplimiento, permitiendo que los equipos se centren en iniciativas estratégicas en lugar de tareas de cumplimiento rutinarias.

Cuándo la automatización ayuda: La automatización es especialmente beneficiosa para esfuerzos de cumplimiento a gran escala donde la consistencia, la velocidad y la precisión son cruciales. También ayuda a gestionar la naturaleza dinámica de regulaciones como el RGPD y DORA.

Cuándo no lo hace: En organizaciones más pequeñas o para necesidades de cumplimiento muy específicas y únicas que no están cubiertas por soluciones de caja, puede ser necesario un enfoque manual más ajustado.

En conclusión, abordar la superposición entre el RGPD y DORA requiere un enfoque estratégico e integrado que aproveche las sinergias entre la protección de datos y la resiliencia operativa. Al comprender los requisitos, integrar esfuerzos de cumplimiento y utilizar las herramientas adecuadas, las instituciones financieras pueden asegurarse de que no solo están conformes sino también resilientes frente a los desafíos operativos.

Comenzar: Sus próximos pasos

Plan de acción de 5 pasos para esta semana

Paso 1: Evalúe su estado actual de cumplimiento con el RGPD y DORA. Revisar las políticas, procedimientos y controles existentes para identificar lagunas. Verifique sus evaluaciones de impacto de protección de datos (DPIAs) y auditorías del sistema para alinearse con ambas regulaciones.

Paso 2: Mapee sus flujos de datos. Comprender dónde se almacena, procesa y transfiere los datos dentro y fuera de la UE. Asegúrese de que las prácticas de manejo de datos cumplan con los principios de protección de datos del RGPD y los requisitos de resiliencia operativa de DORA.

Paso 3: Revise su plan de respuesta a violaciones de datos. Alinearlo con los requisitos de notificación de violaciones del RGPD y los procesos de gestión de incidentes de DORA. Incluya una ruta de escalación clara y una estrategia de comunicación para ambas notificaciones de clientes y reguladores.

Paso 4: Actualice sus programas de capacitación. Asegúrese de que los empleados sean conscientes de sus responsabilidades bajo el RGPD y DORA. Proporcione capacitación sobre protección de datos y resiliencia operativa, centrándose en la implementación práctica y respuesta a incidentes.

Paso 5: Involucre a sus proveedores de servicios de terceros. Evalúe su cumplimiento con el RGPD y DORA e incluya cláusulas relevantes en sus contratos. Asegúrese de que tengan medidas sólidas de protección de datos y resiliencia operativa en lugar.

Recomendaciones de recursos

• Portal del RGPD de la Comisión Europea: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/reform/what-does-general-data-protection-regulation-gdpr-govern_en
• Autoridad Federal de Supervisor de Finanzas de Alemania (BaFin): https://www.bafin.de/DE/
• Informe de DORA del Financial Stability Board: [https://www.fsb.org/2022/07/enhancing-the-Operational Resilience-of-Non-Bank-Financial-Intermediaries-Final-Report/](https://www.fsb.org/2022/07/enhancing-the-Operational Resilience-of-Non-Bank-Financial-Intermediaries-Final-Report/)

Cuándo considerar la ayuda externa

Considere la contratación de expertos externos si:

• Su equipo interno carece del conocimiento necesario para navegar el complejo intercambio entre el RGPD y DORA.
• Está luchando para alinear sus medidas de protección de datos existentes con los requisitos de resiliencia operativa.
• Necesita una revisión independiente de su estado de cumplimiento y evaluación de riesgos.

Victoria rápida en las próximas 24 horas

Comience revisando sus políticas de protección de datos e identificando áreas que pueden ser fortalecidas para cumplir con los requisitos tanto del RGPD como de DORA. Centrase en las actividades de procesamiento de datos más críticas y actualice sus avisos de privacidad para reflejar cualquier cambio.

Preguntas frecuentes

FAQ 1: ¿Cómo se alinean los principios de protección de datos del RGPD con los requisitos de resiliencia operativa de DORA?

Los principios de protección de datos del RGPD, como la minimización de datos y la limitación de finalidad, apoyan inherentemente la resiliencia operativa limitando la exposición de datos y asegurando que los datos se utilicen solo para propósitos especificados. Los requisitos de resiliencia operativa de DORA enfatizan la necesidad de un marco sólido de gestión de riesgos e incidentes, lo que puede ser apoyado por las estrictas medidas de protección de datos del RGPD.

FAQ 2: ¿Cuáles son las principales diferencias entre el cumplimiento con el RGPD y DORA?

Mientras que el RGPD se centra en la protección de datos y la privacidad, DORA está centrado en la resiliencia operativa y la gestión de riesgos. El RGPD requiere protección de datos por diseño y por defecto, mientras que DORA demanda un marco sólido de gestión de riesgos operativos. El cumplimiento con el RGPD involucra notificaciones de violaciones de datos, mientras que DORA enfatiza la gestión de incidentes y la recuperación.

FAQ 3: ¿Cómo puedo asegurar que mis medidas de protección de datos también respalden la resiliencia operativa?

Comience mapeando sus flujos de datos y comprendiendo dónde reside el dato sensible dentro de su organización. Implemente medidas de protección de datos que limiten el acceso a datos sensibles, como el cifrado, los controles de acceso y la máscara de datos. Desarrolle un plan de respuesta a incidentes sólido que incluya notificaciones de violaciones de datos, comunicaciones con clientes y reportes regulatorios. Revise y actualice regularmente sus políticas de protección de datos para alinearlas con los requisitos tanto del RGPD como de DORA.

FAQ 4: ¿Necesito mantener programas de cumplimiento separados para el RGPD y DORA?

Si bien el RGPD y DORA tienen objetivos distintos, hay una superposición significativa en sus requisitos, especialmente en el área de protección de datos. Es más eficiente desarrollar un programa de cumplimiento único que aborde ambas regulaciones, en lugar de mantener programas separados. Este enfoque simplifica sus esfuerzos de cumplimiento y reduce el riesgo de omitir requisitos importantes.

FAQ 5: ¿Cómo puedo demostrar el cumplimiento con el RGPD y DORA a los reguladores?

Para demostrar el cumplimiento con el RGPD y DORA, mantenga una documentación completa de sus medidas de protección de datos, marco de gestión de riesgos operativos e plan de respuesta a incidentes. Incluya evidencia de capacitación de empleados, evaluaciones de terceros e auditorías internas. Revise y actualice regularmente su documentación para reflejar cualquier cambio en las operaciones de su organización o en los requisitos regulatorios.

Conclusiones clave

1. El RGPD y DORA tienen una superposición significativa en sus requisitos, especialmente en el área de protección de datos y resiliencia operativa.
2. Alinear sus medidas de protección de datos con los objetivos de resiliencia operativa puede simplificar sus esfuerzos de cumplimiento y reducir el riesgo.
3. Contratando expertos externos puede proporcionar insights y apoyo valiosos para navegar el complejo intercambio entre el RGPD y DORA.
4. Revisar y actualizar regularmente sus políticas de protección de datos y marco de gestión de riesgos operativos para asegurar la alineación con los requisitos tanto del RGPD como de DORA.
5. Matproof, una plataforma de automatización de cumplimiento específicamente construida para los servicios financieros de la UE, puede ayudar a automatizar el cumplimiento con el RGPD, DORA, SOC 2, ISO 27001 y más. Visite https://matproof.com/contact para una evaluación gratuita y vea cómo Matproof puede simplificar sus esfuerzos de cumplimiento.