Scalabilità della Compliance: Da 50 a 200 Dipendenti

Introduzione

Step 1: Aprire il registro del proprio fornitore di ICT. Se non ne avete uno, questa è la vostra prima problematica. Passi azionabili e pratici sono il marchio di fabbriglia della scalabilità della compliance efficace. Nei prossimi 10 minuti, effettuare un audit rapido della vostra documentazione di compliance attuale. Stai tracciando i vostri fornitori di terze parti IT? Se non lo fai, sei già indietro.

Le aziende di servizi finanziari europee affrontano sfide uniche nella scalabilità della compliance. Mentre la vostra azienda cresce da 50 a 200 dipendenti, la sorveglianza regolamentare si intensifica. La non-compliance può portare a sanzioni salate (fino a 10 milioni di euro o il 2% del fatturato annuale globale ai sensi del GDPR), controlli falliti, interruzioni operative e danni reputazionali. Questo articolo vi guiderà attraverso i passaggi critici per scalare la compliance in modo efficace.

Il Problema di Base

La scalabilità della compliance va oltre l'aumentare il numero di dipendenti. Si tratta di evolvere le vostre operazioni per soddisfare le crescenti esigenze regolamentari senza compromettere l'efficienza. I costi reali di una cattiva scalabilità della compliance sono sbalorditivi:

• Interruzioni Operative: Una violazione di compliance può sospendere le operazioni, costando alla vostra azienda fino a 500.000 euro al giorno di inattività.
• Sanzioni Regolamentari: Violare regolamenti come il GDPR o la MiFID II può comportare sanzioni fino a 10 milioni di euro o il 2% del fatturato annuale globale.
• Danni alla Reputation: Un singolo fallimento di compliance può macchiare il vostro marchio, portando a una perdita di fiducia dei clienti e di affari.

La maggior parte delle organizzazioni commette errori nella scalabilità della compliance per quanto segue:

1. Adottare una mentalità "checklist": Trattare la compliance come un esercizio di spuntare caselle piuttosto che un processo continuo.
2. Mancanza di automazione: I processi manuali portano a inefficienze e errori umani.
3. Cattiva sorveglianza delle terze parti: Mancare di monitorare i fornitori di terze parti IT, portando a lacune di compliance.

Per esempio, secondo il GDPR Art. 28(3)(b), i processi di dati devono implementare misure tecniche e organizzative appropriate. Tuttavia, molte organizzazioni hanno difficoltà a dimostrare tali misure, portando a potenziali sanzioni e responsabilità.

Perché è Urgente Ora

Le recenti modifiche regolamentari, come l'Atto sulla resilienza operativa digitale (DORA), hanno aumentato le stake per la compliance. DORA obbliga a una gestione completa della sicurezza cibernetica e dei rischi IT, influenzando tutti i partecipanti del mercato finanziario. La non-compliance può comportare sanzioni severe e danni alla reputazione.

La domanda di clienti per le certificazioni è in aumento. Una sondaggio di Forrester ha scoperto che il 84% dei clienti sono più propensi a fidarsi di un'azienda che rispetta le regole sulla protezione dei dati. Soddisfare queste richieste può darti un vantaggio competitivo.

Inoltre, il mercato sta diventando sempre più competitivo. Le aziende non conformi rischiano di perdere affari a competitor che dimostrano solide strutture di compliance. Lo scarto tra dove la maggior parte delle organizzazioni si trova e dove devono essere si sta allargando. La scalabilità della compliance non è più un lusso; è una necessità per la sopravvivenza e la crescita.

Nella prossima sezione, esploriamo più a fondo le sfide specifiche della scalabilità della compliance e come superarle. Restate sintonizzati per strategie azionabili per trasformare le vostre operazioni di compliance mentre la vostra azienda cresce da 50 a 200 dipendenti.

Il Framework di Soluzione

Scalare la compliance efficacemente mentre cresce da 50 a 200 dipendenti è una sfida essenziale per le istituzioni finanziarie. Ecco un approccio passo dopo passo per affrontare questa preoccupazione, con raccomandazioni azionabili e dettagli di implementazione.

Passo 1: Valutazione dei Livelli Attuali di Compliance

Iniziate conducendo un'audit interno per valutare i vostri livelli attuali di compliance. Questa audit deve coprire sia i criteri e procedure già in vigore sia quelli da sviluppare. L'audit dovrebbe concentrarsi su aree come la protezione dei dati (GDPR), la sicurezza informatica (NIS2) e la resilienza operativa (DORA).

L'implementazione di questo passo assicura che la vostra istituzione finanziaria abbia una chiara comprensione della sua attuale posizione di compliance. Valutazioni dettagliate e accurate aiuteranno a identificare lacune e a prioritare le azioni. L'obiettivo è avere prove concrete della conformità della vostra istituzione alle regole come il GDPR Art. 24, che obbliga le organizzazioni a implementare misure tecniche e organizzative appropriate.

Passo 2: Sviluppo e Implementazione dei criteri

Una volta identificate le lacune di compliance, il prossimo passo è lo sviluppo e l'implementazione di criteri che affrontino queste lacune. Sfruttare una piattaforma di generazione di criteri alimentata da IA come Matproof può semplificare questo processo. Matproof genera criteri in linea con il GDPR, NIS2 e DORA, aiutando a garantire che la vostra istituzione finanziaria soddisfi i requisiti regolamentari.

Ad esempio, secondo il DORA Art. 8, le istituzioni finanziarie sono obbligate a disporre di processi di gestione dei rischi. Matproof può assistere nella generazione di criteri di valutazione dei rischi che soddisfano questo requisito, risparmiando tempo prezioso alla vostra squadra di compliance.

Passo 3: Raccolta e Documentazione delle Prove

Qui è dove molte attività di compliance falliscono. Aver solo criteri in vigore non è sufficiente; è anche necessario essere in grado di fornire prove che questi criteri vengono seguiti. Questo comporta la raccolta sistematica e la documentazione delle prove delle attività di compliance.

Strumenti automatizzati di raccolta delle prove possono essere molto utili in questo processo. Questi strumenti possono estrarre automaticamente prove da varie fonti, come i fornitori di cloud o sistemi interni, riducendo il lavoro manuale e la potenzialità di errori.

Passo 4: Monitoraggio Continuo e Aggiornamento

La compliance non è un compito una tantum ma un processo continuo. Monitorate regolarmente l'efficacia dei vostri criteri e procedure. Questo comporta la revisione e l'aggiornamento dei criteri per riflettere le modifiche nell'ambiente regolamentare o nelle attività operative dell'istituzione.

Per raggiungere questo, considerare l'implementazione di un agente di compliance degli endpoint per il monitoraggio dei dispositivi. Questo strumento può aiutare a garantire che i dispositivi dei vostri dipendenti siano in conformità con i criteri dell'istituzione e i requisiti regolamentari in ogni momento.

Passo 5: Formazione e Consapevolezza degli Impiegati

Uno dei punti chiave della compliance è assicurarsi che tutti gli impiegati siano a conoscenza dei criteri e capiscano l'importanza di attenervisi. Le sessioni di formazione regolari e i programmi di sensibilizzazione possono contribuire a migliorare la compliance.

Formare gli impiegati sulla protezione dei dati (GDPR Art. 39), la sicurezza delle informazioni (NIS2 Art. 15) e altre regole pertinenti. Questo non solo aiuta a prevenire le violazioni, ma anche a garantire che la vostra istituzione possa dimostrare diligenza nel caso di un controllo.

Buona vs. Solo Superata

Una "buona" compliance significa andare oltre i requisiti minimi e lavorare attivamente per prevenire le violazioni e garantire la conformità regolamentare. Significa miglioramento continuo, gestione proattiva dei rischi e una cultura di compliance nell'organizzazione. D'altra parte, una compliance "solo superata" è quando un'organizzazione soddisfa appena i requisiti minimi e non investe in misure di compliance proattive.

Errori Comunemente Commessi da Evitare

Ecco i cinque errori principali che le organizzazioni fanno quando scalano la compliance, insieme a cosa stanno facendo male, perché fallisce e cosa fare invece:

Errore 1: Mancanza di un Framework di Compliance Chiaro

Alcune organizzazioni tentano di scalare la compliance senza un chiaro framework in vigore. Questo porta alla disorganizzazione e alle inefficienze.

Invece, sviluppare un framework di compliance complessivo che delinei i ruoli e le responsabilità di ogni membro del team, i processi per lo sviluppo e l'implementazione dei criteri e i meccanismi per il monitoraggio e l'aggiornamento delle attività di compliance.

Errore 2: Documentazione e Raccolta di Prove Insufficienti

Molte organizzazioni non riescono a raccogliere e documentare le prove delle attività di compliance, lasciandole incapaci di dimostrare la conformità durante un controllo.

Per evitare questo, implementare processi sistematici di raccolta e documentazione delle prove. Usare strumenti automatizzati per semplificare questo processo e ridurre la potenzialità di errori.

Errore 3: Neglettare la Formazione degli Impiegati

Alcune organizzazioni trascurano l'importanza delle sessioni di formazione e dei programmi di sensibilizzazione degli impiegati. Questo può portare a violazioni dei criteri e non conformità regolamentare.

Invece, investire in sessioni di formazione regolari e programmi di sensibilizzazione. Assicurarsi che tutti gli impiegati comprendano i criteri e l'importanza di attenervisi.

Errore 4: Eccessiva Dipendenza da Processi Manuali

Alcune organizzazioni si affidano troppo ai processi manuali per la compliance, che possono essere tempo consuming e proni agli errori umani.

Invece, considerare l'utilizzo di strumenti di automazione per semplificare le attività di compliance. Questi strumenti possono aiutare a ridurre il lavoro manuale, migliorare l'efficienza e ridurre la potenzialità di errori.

Errore 5: Ignorare la Necessità di Miglioramenti Continui

Alcune organizzazioni vedono la compliance come un compito una tantum, piuttosto che un processo continuo. Questo può portare alla complacenza e al fallimento di adattarsi alle modifiche nell'ambiente regolamentare o nelle attività operative.

Invece, adottare una mentalità di miglioramento continuo. Rivedere e aggiornare regolarmente i vostri criteri e procedure per assicurarsi che rimangano rilevanti e efficaci.

Strumenti e Approcci

Quando si scala la compliance, ci sono vari strumenti e approcci che possono essere impiegati, ognuno con i propri pro e contro.

Approccio Manuale

Pro:

• Consente un alto grado di personalizzazione
• Può essere adattato a circostanze uniche

Contro:

• Tempo consuming e intensivo di lavoro umano
• Propenso agli errori umani

L'approccio manuale è più adatto per piccole organizzazioni con esigenze di compliance limitate. Tuttavia, man mano che le organizzazioni crescono, l'approccio manuale può diventare insostenibile.

Approccio foglio elettronico/GRC

Pro:

• Fornisce una posizione centralizzata per le informazioni sulla compliance
• Può essere personalizzato per adattarsi alle esigenze specifiche

Contro:

• Può essere difficile da mantenere e aggiornare
• Non automatizza la raccolta di prove o la generazione di criteri

Gli approcci basati su fogli elettronici o GRC (Governance, Risk, and Compliance) possono essere utili per gestire le informazioni sulla compliance. Tuttavia, spesso mancano delle capacità di automazione necessarie per scalare efficacemente la compliance.

Piattaforme di Compliance Automatizzate

Quando si cerca una piattaforma di compliance automatizzata, considerare quanto segue:

• Capacità di generazione di criteri
• Raccolta e documentazione delle prove
• Monitoraggio continuo e aggiornamento
• Formazione e consapevolezza degli impiegati

L'automazione può semplificare significativamente le attività di compliance, riducendo il lavoro manuale e la potenzialità di errori. Tuttavia, è essenziale scegliere una piattaforma che sia progettata per le specifiche esigenze delle istituzioni finanziarie, come Matproof, che è progettata per i servizi finanziari dell'UE e offre la residenza dei dati 100% nell'UE.

La generazione di criteri alimentata da IA di Matproof, la raccolta automatizzata delle prove e l'agente di compliance degli endpoint possono aiutare le istituzioni finanziarie a scalare la compliance in modo efficace. Tuttavia, è cruciale ricordare che l'automazione non è una soluzione one-size-fits-all. Alcuni aspetti della compliance, come la formazione e la consapevolezza degli impiegati, potrebbero ancora richiedere un approccio manuale.

In conclusione, scalare la compliance da 50 a 200 dipendenti richiede un approccio strategico che includa la valutazione dei livelli attuali di compliance, lo sviluppo e l'implementazione di criteri, la raccolta e la documentazione delle prove, e il monitoraggio continuo e l'aggiornamento delle attività di compliance. Evitando gli errori comuni e sfruttando gli strumenti e gli approcci giusti, le istituzioni finanziarie possono scalare in modo efficace i loro sforzi di compliance e garantire la conformità regolamentare.

Passi Successivi: Come Iniziare

Scalare la compliance insieme alla vostra crescente azienda può sembrare opprimente, ma non è necessario. Ecco un piano d'azione a cinque passi per aiutarvi a iniziare questa settimana:

1. Rivedere la vostra architettura IT e di sicurezza dei dati: Assicurarsi che i vostri sistemi attuali siano allineati con il GDPR, DORA e altre regole pertinenti. Controllare il flusso e le pratiche di elaborazione dei dati. Le Linee guida del EDPB sulla protezione dei dati per progettazione e predefinito offrono spunti preziosi.

2. Mappare i processi di compliance esistenti: Identificare dove i processi manuali possono essere automatizzati. Utilizzare risorse come le linee guida dell'Autorità di vigilanza bancaria europea sulla outsourcing per comprendere il vostro attuale paesaggio di compliance.

3. Effettuare una valutazione dei rischi: Eseguire una valutazione dei rischi approfondita per identificare le lacune di compliance man mano che la vostra azienda si espande. La direttiva NIS offre linee guida dettagliate sulla gestione dei rischi IT e della sicurezza di rete.

4. Pianificare la capacità: Proiettare le esigenze future di personale e tecnologia di compliance. Le linee guida delle autorità di vigilanza europee sulla outsourcing possono fornire indicazioni su cosa considerare.

5. Stabilire canali di comunicazione chiari: Assicurarsi che tutti i reparti comprendano il loro ruolo nella compliance e abbiano i mezzi per comunicare in modo efficace. L'Allegato A dell'ISO 27001 fornisce un framework per stabilire tali canali di comunicazione.

Raccomandazioni di Risorsa: Per una comprensione completa, fare riferimento alle pubblicazioni ufficiali dell'UE/BaFin, tra cui:

• GDPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati)
• Direttiva NIS (Direttiva sulla sicurezza dei sistemi informativi e di rete)
• DORA (Atto sulla resilienza operativa digitale)
• ISO 27001 Sistemi di gestione della sicurezza dell'informazione

Quando si decide se cercare aiuto esterno o farlo in-house, considerare la complessità, l'espertozza richiesta e le risorse a disposizione. Se mancate di espertozza in-house, specialmente per regole complesse come DORA o SOC 2, i consulenti esterni possono fornire supporto prezioso.

Vincolo Rapido: Inizia effettuando un auto-valutazione di conformità GDPR. Il European Data Protection Board (EDPB) fornisce un utile elenco di controllo per aiutarti a valutare il tuo stato attuale di conformità.

Domande Frequenti

Ecco alcune domande frequenti che le istituzioni finanziarie hanno quando scalano la compliance:

Q1: Come assicurarsi della privacy dei dati mentre si scala?

A1: Con la scalabilità, la privacy dei dati diventa ancora più critica. Implementare un approccio Privacy by Design come previsto dagli articoli 25 e 24 del GDPR è essenziale. Questo comporta la considerazione della protezione dei dati fin dall'inizio di qualsiasi nuovo progetto o processo. Audit e valutazioni regolari dei flussi di dati, valutazioni d'impatto sulla privacy e assicurarsi della formazione del personale sulla protezione dei dati sono passaggi cruciali.

Q2: Qual è il modo migliore per tenere il passo con le regole cambianti durante una crescita rapida?

A2: Rimanere conformi con le regole cambianti è sempre una sfida. Mettere in place un sistema per monitorare le modifiche regolamentari, come sottoscrivere newsletter regolamentari, partecipare a conferenze dell'industria e partecipare a reti professionali. Inoltre, considerare l'uso di strumenti di automazione della compliance come Matproof, che possono aiutarti a rimanere aggiornati con i requisiti regolamentari più recenti.

Q3: Come possiamo gestire i rischi delle terze parti mentre cresciamo?

A3: I rischi delle terze parti aumentano con la crescita, specialmente quando si sottocontratta i servizi. Secondo il DORA Art. 14, è necessario valutare e monitorare i rischi associati ai fornitori di terze parti. Implementare un processo di diligence completa, controlli regolari e una chiara struttura di gestione dei rischi delle terze parti come previsto dalle linee guida dell'Autorità di vigilanza bancaria europea può aiutare a gestire questi rischi in modo efficace.

Q4: Qual è la dimensione minima della squadra di compliance necessaria per un'azienda di 200 dipendenti?

A4: Non c'è una risposta one-size-fits-all a questa domanda, poiché dipende dalla complessità delle vostre operazioni e dalla natura del vostro business. Tuttavia, una regola generale è di avere almeno un ufficiale di compliance a tempo pieno per ogni 50-100 dipendenti, con personale di supporto aggiuntivo se necessario. Man mano che crescete, potrebbe essere necessario stabilire una squadra di compliance dedicata che includa specialisti per la protezione dei dati, la prevenzione dei reati finanziari e le questioni regolamentari.

Q5: Come integrare la compliance nella cultura aziendale?

A5: La compliance dovrebbe essere una parte integrante della cultura aziendale. Questo può essere raggiunto attraverso:

• Programmi di formazione e consapevolezza regolari per tutti gli impiegati.
• Comunicazione chiara da parte della direzione superiore sull'importanza della compliance.
• Favorire una cultura in cui gli impiegati si sentono a proprio agio nel segnalare potenziali problemi di compliance.
• Incorporare le metriche di compliance nelle valutazioni delle prestazioni.

Conclusioni Chiave

Ecco le conclusioni chiave dalla nostra discussione sulla scalabilità della compliance per aziende che crescono da 50 a 200 dipendenti:

• Scalabilità della Compliance: Inizia mappando i tuoi processi di compliance attuali e identificando aree per la scalabilità.
• Monitoraggio Regolamentare: Monitorare regolarmente le modifiche nelle regole che potrebbero influenzare il tuo business.
• Privacy dei Dati: Implementare un approccio Privacy by Design per mantenere standard elevati di privacy dei dati mentre si scala.
• Gestione dei Rischi delle Terze Parti: Tenere sotto controllo i rischi delle terze parti con diligenza e monitoraggio approfonditi.
• Cultura di Compliance: Incorporare la compliance nella cultura aziendale attraverso formazione e comunicazione chiara.

Per aiuto nell'automazione dei vostri processi di compliance e nel rimanere aggiornati con le modifiche regolamentari, Matproof può offrire una soluzione su misura per le vostre esigenze. Contattateci per una valutazione gratuita all'indirizzo https://matproof.com/contact.