Liste de contrôle de diligence pour les banques et les fintechs concernant les tiers

Introduction

En Q3 2025, la BaFin a émis son premier avertissement d'exécution lié à DORA. L'amende ? Une forte somme de 450 000 EUR. L'infraction ? Une documentation de risque des tiers en ICT insuffisante. Ce scénario n'est pas un incident isolé. C'est un rappel frappant des enjeux élevés de la diligence des tiers, en particulier pour les services financiers européens. Avec la réglementation de plus en plus stricte et les réputations en jeu, les échecs de conformité peuvent entraîner des amendes, des échecs d'audit, des perturbations opérationnelles et des dommages irréparables à la réputation corporative.

Cet article est votre guide pour comprendre et mettre en œuvre un processus de diligence des tiers solide. Nous allons explorer le problème central, examiner les actions récentes d'exécution et fournir une liste de contrôle pour vous assurer que votre organisation est prête. À la fin, vous aurez les insights et les outils nécessaires pour éviter des erreurs de conformité coûteuses.

Le Problème Central

La gestion des risques des tiers n'est pas simplement une exercice de cochetage. C'est un élément clé de la résilience opérationnelle et de la conformité réglementaire. Le coût réel d'une diligence insuffisante peut être astronomique. Considérez une banque qui ne vérifie pas correctement un fournisseur de services Cloud. Elle pourrait subir des violations de données, entraînant des amendes RGPD de millions. Ou une fintech qui s'appuie sur un vendeur avec de mauvaises pratiques en matière de cybersécurité. Elle pourrait faire face à des perturbations opérationnelles, à l'exposition des données des clients et à des dommages à la marque.

Que font bien ces organisations ? Une erreur courante est une approche superficielle de l'évaluation des fournisseurs. Souvent, la diligence ne va pas au-delà de la vérification des cases et de la collecte de documents. Cependant, une évaluation des risques approfondie implique bien plus que cela. Elle nécessite un suivi continu, une analyse des risques complète et une compréhension de l'ensemble du paysage réglementaire.

Les références réglementaires sont nombreuses. L'art. 28(2) de DORA stipule que les institutions financières doivent gérer efficacement les risques des tiers. De même, l'art. 28(3)(c) du RGPD exige que les traitants de données mettent en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées. La non-conformité peut conduire à des pénalités importantes et à des dommages à la réputation.

Considérons un scénario concret. Une banque utilise un fournisseur de services informatiques qui est ultérieurement découvert pour avoir des contrôles de cybersécurité insuffisants. La banque subit une violation de données, entraînant une amende RGPD de 20 millions d'EUR. Le coût de la diligence initiale aurait pu être une fraction de cette somme. Cependant, le manque de vérifications approfondies a conduit à des conséquences catastrophiques.

Pourquoi c'est urgent maintenant

Les changements réglementaires se produisent à une vitesse fulgurante. DORA, NIS2 et MiCA ne sont que les dernières régulations impactant les institutions financières et les fintechs. Ces lois mettent l'accent renouvelé sur la gestion des risques des tiers, avec des exigences strictes en matière de diligence et de suivi continu.

En plus de la pression réglementaire, il y a la pression du marché. Les clients exigent de plus en plus de certifications comme SOC 2 et ISO 27001. Les organisations non conformes risquent de perdre des affaires à des concurrents plus agiles et conformes.

Enfin, il y a le désavantage concurrentiel de la non-conformité. Les organisations qui ne gèrent pas efficacement les risques des tiers peuvent souffrir de temps d'arrêt opérationnel, de violations de sécurité et de pénalités réglementaires. Ces incidents éro dent la confiance et endommagent les réputations, rendant plus difficile l'attraction et la rétention des clients.

Le fossé entre où se trouvent la plupart des organisations et où elles doivent être est significatif. Beaucoup manquent encore de cadres solides pour la gestion des risques des tiers. Ils ont du mal à intégrer la diligence dans leurs processus de gestion des risques plus larges. Et ils échouent souvent à allouer suffisamment de ressources au suivi continu et à la conformité.

Face à ces défis, une liste de contrôle de diligence des tiers complète est plus importante que jamais. Elle fournit une carte de route pour naviguer dans le paysage complexe des exigences réglementaires et des demandes du marché. En suivant cette liste de contrôle, les organisations peuvent atténuer les risques, éviter les pénalités et maintenir leur avantage concurrentiel.

Dans la section suivante, nous allons explorer en profondeur les spécificités de cette liste de contrôle. Nous examinerons les composants clés d'une diligence efficace et fournirons des insights actionnables pour les professionnels de la conformité, les CISO et les dirigeants informatiques. Restez à l'écoute pour uneanalyse détaillée des étapes dont votre organisation doit se charger pour assurer la réussite de la gestion des risques des tiers.

Le Cadre de Solution

Aborder les défis de la diligence des tiers repose sur une approche bien structurée et systématique qui s'aligne avec les normes réglementaires actuelles. En simplifiant la complexité et en rationalisant les processus, les banques et les fintechs peuvent améliorer leur posture de conformité. Voici un cadre étape par étape pour une évaluation des risques des tiers solide :

1. Démarrage de l'évaluation : Commencez par un inventaire complet de toutes les relations avec des tiers. Cela inclut les fournisseurs, les fournisseurs de services et les partenaires qui ont accès ou gèrent des données financières sensibles. Pour chaque relation, déterminez la catégorie de risque en fonction de leur accès aux données, de la complexité du système et de l'impact potentiel sur la continuité des activités et la conformité. Conformément à l'art. 28(2) de DORA, les entités doivent établir une approche basée sur les risques pour la gestion des risques des tiers.

2. Évaluation des risques : Effectuez une évaluation des risques détaillée pour chaque tiers. Cela devrait prendre en compte des facteurs tels que leur stabilité financière, leurs pratiques de sécurité, leur historique de conformité passée et leurs propres processus de gestion des risques des tiers. Un rapport d'évaluation des risques écrit devrait être élaboré, détaillant les risques potentiels et les stratégies d'atténuation.

3. Diligence : Une fois les risques identifiés, procédez à la diligence. Cela comprend la vérification de la conformité du tiers avec les lois et réglementations pertinentes, l'évaluation de leurs contrôles de sécurité et l'examen de leurs plans de continuité d'activité. Des preuves de conformité doivent être collectées et validées.

4. Négociation de contrat : Incorporez des clauses solides dans les contrats qui établissent les responsabilités et obligations des tiers en matière de protection des données, de sécurité et de conformité réglementaire. Assurez-vous que les tiers sont contractuellement tenus d'informer votre organisation de tout changement significatif dans leurs opérations qui pourrait affecter l'exposition au risque.

5. Suivi continu : Post-contrat, maintenez un suivi continu de l'exécution des tiers. Établissez des rendez-vous réguliers et des révisions de la conformité des tiers pour vous assurer qu'ils continuent de respecter les normes et les réglementations convenues.

6. Rapport et documentation : Maintenez une documentation complète de l'ensemble du processus de diligence. Cela inclut les évaluations initiales, des preuves de conformité et les résultats du suivi régulier. Cette documentation est essentielle pour démontrer le respect des exigences réglementaires et pour les fins d'audit.

7. Planification de la réponse aux incidents : Établissez des protocoles de réponse aux incidents clairs avec les tiers. Cela comprend les procédures pour signaler les incidents de sécurité et évaluer les impacts potentiels sur votre organisation.

Qu'est-ce qui distingue un programme de gestion des risques des tiers "bien" de celui qui est juste de passage ? Un programme "bien" est proactif, intégré aux opérations quotidiennes et s'adapte aux changements dans le paysage des risques. Il implique un suivi continu, des réévaluations des risques régulières et des canaux de communication clairs avec les tiers.

Les erreurs courantes à éviter

Malgré les directives claires des réglementations, les erreurs courantes dans la diligence des tiers sont répandues. Voici quelques-unes à éviter :

1. Manque d'inventaire complet : Ne pas maintenir un inventaire à jour de toutes les relations avec des tiers peut entraîner une omission de fournisseurs critiques qui gèrent des données sensibles. Un inventaire clair et exhaustif est la base de tout processus de diligence.

2. Évaluation des risques insuffisante : Effectuer une évaluation des risques superficielle sans creuser dans les détails des opérations d'un tiers peut conduire à un faux sentiment de sécurité. Les évaluations des risques doivent être approfondies, en prenant en compte diverses dimensions telles que les pratiques de traitement des données, l'historique juridique et de conformité, et les capacités technologiques.

3. Négligence des accords contractuels : Ne pas inclure de termes contractuels rigoureux concernant la protection des données et la conformité peut exposer une organisation à un risque significatif. Les contrats doivent refléter la gravité des risques potentiels et la responsabilité des tiers dans la gestion de ces risques.

4. Surveillance insuffisante : De nombreuses organisations négligent l'importance du suivi continu post-contrat. Des révisions et des audits réguliers garantissent que les tiers continuent de répondre aux normes et aux réglementations convenues.

5. Mauvaises pratiques de documentation : Une documentation insuffisante peut conduire à des difficultés lors des audits et des contrôles réglementaires. Maintenir une documentation claire et complète est essentiel pour démontrer la conformité et les efforts de gestion des risques.

Outils et Approches

Approche manuelle : L'approche manuelle de la diligence des tiers a sa place, en particulier dans de petites organisations ou pour un nombre limité de relations avec des tiers. Les avantages incluent la flexibilité et la capacité à adapter les processus aux besoins spécifiques. Cependant, les inconvénients sont significatifs : c'est temps-consumant, sujet aux erreurs humaines et difficile à mettre à l'échelle.

Approche de tableur/GRC : L'utilisation de tableurs ou d'outils GRC (Gouvernance, Risque et Conformité) peut aider à gérer la complexité des processus de diligence. Cependant, ces outils ont souvent des limitations, comme la difficulté à traiter de grandes quantités de données, l'absence d'automatisation pour la collecte des preuves et les défis d'intégration avec d'autres systèmes pour une vision globale du risque.

Plateformes de conformité automatisées : Les plateformes de conformité automatisées offrent plusieurs avantages, y compris la génération de politiques alimentées par l'IA, la collecte automatisée de preuves et des capacités de suivi continu. Lors de la sélection d'une plateforme automatisée, cherchez des fonctionnalités telles que :

• La génération de politiques alimentées par l'IA qui s'alignent sur DORA, SOC 2, ISO 27001, RGPD et NIS2.
• La collecte automatisée de preuves capable d'interfacer avec des fournisseurs de Cloud et d'autres systèmes pour recueillir efficacement des preuves de conformité.
• Un agent de conformité des points de terminaison pour surveiller les appareils et garantir la conformité.
• Une résidence des données à 100% dans l'UE pour répondre aux exigences en matière de souveraineté des données.

Un exemple de telle plateforme est Matproof, qui est spécifiquement conçu pour les services financiers de l'UE et offre les fonctionnalités susmentionnées, assurant la conformité avec les régulations strictes de l'UE.

L'automatisation peut considérablement améliorer l'efficacité et l'efficience de la gestion des risques des tiers, mais ce n'est pas une panacée. Elle est la plus efficace lorsqu'elle est combinée à une culture interne de conformité solide, des processus clairs et un contrôle humain continu. L'automatisation peut gérer les tâches répétitives et temps-consumantes, permettant aux professionnels de la conformité de se concentrer sur la gestion stratégique des risques et la prise de décisions.

En résumé, un processus de diligence des tiers solide implique une approche structurée, une évaluation des risques claire, un suivi continu et une utilisation efficace des outils. En évitant les erreurs courantes et en exploitant les outils appropriés, les banques et les fintechs peuvent gérer efficacement les risques des tiers et rester conformes aux exigences réglementaires.

Commencer : Vos Prochaines Étapes

La complexité de la gestion des risques des tiers peut sembler intimidante, mais avec une approche structurée, votre institution financière peut gérer ces responsabilités efficacement. Voici un plan d'action en cinq étapes qui peut être mis en œuvre immédiatement :

Étape 1 : Effectuer un inventaire complet
Commencez par cataloguer de manière approfondie toutes les relations avec des tiers. Cela inclut les fournisseurs de services technologiques, les fournisseurs et toutes les autres entités qui fournissent des services critiques à vos opérations. Cette exercice est essentiel pour identifier les éventuelles lacunes de conformité et comprendre la portée de votre exposition au risque des tiers.

Étape 2 : Établir des politiques claires
Consultez les publications officielles de l'UE/BaFin comme les "Directives sur la sous-traitance à des fournisseurs de services Cloud" et les "Recommandations pour la gestion des risques en informatique" pour aider à façonner vos politiques de gestion des risques des tiers. Ces documents fournissent des cadres détaillés qui peuvent être adaptés aux besoins spécifiques de votre établissement.

Étape 3 : Effectuer des évaluations de risques initiales
Pour chaque tiers, effectuez une évaluation de risques initiale pour les catégoriser selon les niveaux de risque. Cela vous aidera à prioriser vos efforts et à allouer des ressources de manière plus efficace. Concentrez-vous sur des domaines critiques tels que la sécurité des données, la conformité avec les réglementations pertinentes (par exemple, RGPD, NIS2) et la stabilité financière du tiers.

Étape 4 : Développer un cadre de diligence détaillée
À l'aide des évaluations de risques initiales, développez un cadre de diligence détaillé. Cela devrait inclure des questionnaires, des listes de contrôle et des procédures pour effectuer des inspections ou des audits sur site. Assurez-vous que ce cadre s'aligne sur l'art. 28(2) de DORA, qui exige que les institutions financières évaluent les risques posés par les services ICT des tiers.

Étape 5 : Mettre en place un suivi continu
Établissez un système de suivi continu des risques des tiers. Cela inclut des révisions régulières et des mises à jour de vos procédures de diligence, ainsi que des évaluations continues de la conformité des tiers aux obligations contractuelles et aux exigences réglementaires.

Lorsque vous décidez de gérer la gestion des risques des tiers en interne ou de chercher de l'aide extérieure, considérez la complexité de votre écosystème de tiers et l'expertise nécessaire. L'aide extérieure peut être bénéfique pour les connaissances spécialisées et les insights objectifs, en particulier dans des domaines complexes tels que la cybersécurité et la protection des données.

Une victoire rapide qui peut être réalisée en moins de 24 heures consiste à examiner et à mettre à jour vos contrats de tiers existants. Assurez-vous qu'ils incluent des clauses qui abordent explicitement la gestion des risques, la protection des données et les droits d'audit, conformément aux exigences réglementaires de DORA et d'autres directives de l'UE pertinentes.

Questions fréquentes

Q1 : À quelle fréquence devrions-nous effectuer la diligence sur les tiers ?

A1 : La fréquence de la diligence devrait être basée sur les risques et alignée sur l'importance du service fourni par le tiers. Pour les relations à haut risque, il peut être nécessaire de procéder à la diligence annuellement ou même plus fréquemment. Il est également important d'effectuer des évaluations intermédiaires en cas de changements significatifs dans les opérations du tiers ou s'ils rencontrent un incident qui pourrait affecter votre établissement.

Q2 : Quelles sont les zones clés à surveiller lors des évaluations des fournisseurs ?

A2 : Les zones clés incluent la stabilité financière du tiers, la résilience opérationnelle, les mesures de cybersécurité, les pratiques de protection des données et la conformité avec les réglementations pertinentes comme le RGPD et le NIS2. De plus, évaluez leur capacité à gérer les incidents et leur planification de contingence. L'évaluation devrait également prendre en compte le suivi et la réputation du tiers au sein de l'industrie.

Q3 : Comment pouvons-nous nous assurer que les risques des tiers sont efficacement gérés à travers les différents départements ?

A3 : Établir un comité de gestion des risques des tiers interfonctionnels peut aider à assurer la cohérence et la surveillance à travers les différents départements. Ce comité devrait inclure des représentants des départements de conformité, de l'informatique, du droit et des achats. Ils devraient se réunir régulièrement pour discuter des évaluations de risques, des stratégies d'atténuation des risques et de tout incident ou changement dans le paysage des tiers.

Q4 : Quelles ressources pouvons-nous utiliser pour rester informés des changements réglementaires affectant la gestion des risques des tiers ?

A4 : Les publications officielles de l'UE telles que les Directives de l'EBA sur la sous-traitance et les recommandations de la Banque centrale européenne sur la gestion des risques sont des ressources essentielles. La BaFin publie également régulièrement des directives et des mises à jour qui sont cruciales pour les institutions financières allemandes. De plus, se tenir informé à travers des associations de l'industrie et des médias financiers de renom peut aider à rester à jour sur les changements réglementaires.

Q5 : Comment gérons-nous les tiers qui ne sont pas conformes ou qui présentent des problèmes de risque significatifs ?

A5 : Si un tiers est découvert pour ne pas être conforme ou pour poser des risques significatifs, vous devriez engager un dialogue pour aborder les problèmes. Cela peut impliquer la réécriture de contrats, la mise en place de contrôles supplémentaires ou même la considération de la rupture de la relation si les risques ne peuvent pas être atténués. Il est essentiel de documenter ces discussions et les actions prises pour résoudre les problèmes de conformité.

Principaux enseignements

• Effectuer un inventaire complet des relations avec des tiers et effectuer des évaluations de risques régulières.
• Établir et maintenir des politiques claires qui s'alignent sur les directives de l'UE et de la BaFin.
• Développer un cadre de diligence détaillé qui comprend des évaluations basées sur les risques et un suivi continu.
• Considérer l'aide extérieure pour les connaissances spécialisées et les insights objectifs.
• Matproof peut rationaliser la gestion des risques des tiers avec sa génération de politiques alimentées par l'IA et sa collecte automatisée de preuves, spécifiquement adaptée aux services financiers de l'UE. Visitez https://matproof.com/contact pour une évaluation gratuite et découvrez comment la plateforme de conformité automatisée de Matproof peut vous aider dans votre parcours de gestion des risques des tiers.