Automatiser les Vérifications de Conformité dans les Documents : Meilleurs Outils pour les Services Financiers

Introduction

Étape 1 : Ouvrez votre registre de fournisseurs de TI. Si vous n'en avez pas, c'est votre premier problème. Cette action simple est cruciale pour la gestion des risques tiers, un aspect clé de la conformité dans les services financiers. Pourquoi cela est-il important ? Le non-respect des réglementations peut entraîner des amendes handicapantes, des échecs d'audit coûteux, des perturbations opérationnelles et des dommages graves à la réputation de votre établissement.

Le secteur financier européen fait face à un paysage réglementaire de plus en plus complexe, avec de nouvelles directives comme DORA et des normes mises à jour comme ISO 27001. Les vérifications de conformité manuelles ne sont plus suffisantes. Le coût des erreurs est trop élevé. Dans cet article, nous explorerons les meilleurs outils pour automatiser les vérifications de conformité dans les documents, spécifiquement conçus pour les services financiers en Europe.

Le Problème de Base

Les vérifications de conformité manuelles sont coûteuses en temps, coûteuses en ressources et sujettes aux erreurs humaines. Considérez le temps perdu dans les revues de documents et les mises à jour des politiques. Dans une enquête récente, les équipes de conformité passaient en moyenne 200 heures par an sur la revue des documents politiques seulement. Avec un salaire moyen de 60 000 € par an, cela équivaut à une étourdissante perte de productivité de 10 000 € par an, par agent de conformité.

Les coûts réels vont au-delà du temps et de l'argent. Les échecs de conformité peuvent entraîner des amendes allant jusqu'à 10 millions d'euros (4 % du chiffre d'affaires annuel mondial) en vertu du RGPD. Et avec de nouvelles réglementations comme NIS2 qui s'annoncent, les enjeux sont en train de grimper. Le non-respect des réglementations peut également entraîner des perturbations opérationnelles, comme le montre l'amende de 114 millions d'euros infligée à Santander pour des échecs en matière de lutte contre le blanchiment d'argent. Et n'oublions pas les dommages réputatoires, les avis Trustpilot et les publications sur les réseaux sociaux peuvent rapidement éroder la confiance des clients.

La plupart des organisations ont raison en matière de conformité de l'une des deux manières. Soit elles sont en retard sur les mises à jour, les laissant vulnérables aux amendes et aux litiges, soit elles compensent trop, gaspillant des ressources sur une documentation excessive. Une approche stratégique est nécessaire, qui utilise la technologie pour rationaliser les vérifications de conformité.

Les références réglementaires abondent, reflétant l'urgence et la complexité des exigences de conformité. En vertu de l'article 28(2) du DORA, les institutions financières sont tenues d'évaluer les risques des TI tiers. En parallèle, l'article 24(1) du RGPD impose des évaluations d'impact sur la protection des données. Le non-respect de ces exigences peut entraîner des pénalités importantes et des dommages réputatoires.

Pourquoi C'est Urgent Maintenant

Les changements réglementaires récents ont renforcé la nécessité de vérifications de conformité automatisées. L'introduction de DORA a suscité une attention accrue sur la gestion des risques tiers. En même temps, les actions de conformité du RGPD ont montré que la conformité n'est pas facultative - les amendes sont réelles et peuvent être substantielles.

La pression du marché alimente également la nécessité d'automatisation. Les clients exigent de plus en plus des certifications comme SOC 2 et ISO 27001, qui nécessitent des processus de conformité robustes. Les institutions non conformes risquent de perdre des affaires à des concurrents qui peuvent démontrer leur engagement envers la conformité.

Le désavantage concurrentiel du non-respect des réglementations est clair. Considérez l'amende de 645 millions d'euros infligée à Facebook pour des violations du RGPD. En revanche, des institutions conformes comme ING bénéficient de la confiance des clients et d'un risque réglementaire réduit. L'écart entre où se trouvent la plupart des organisations et où elles doivent être s'élargit, avec les institutions non conformes qui s'éloignent de plus en plus.

En conclusion, l'automatisation des vérifications de conformité dans les documents n'est pas seulement une option agréable - c'est essentielle pour les institutions financières européennes. Les coûts du non-respect des réglementations sont trop élevés et les avantages de l'automatisation trop significatifs pour être ignorés. Dans la section suivante, nous explorerons les meilleurs outils pour le travail, vous aidant à prendre les premiers pas vers un processus de conformité plus efficace et plus performant.

Le Cadre de Solution

Approche Étape par Étape pour Résoudre le Problème

Pour abordez la conformité automatique des documents, suivez ce cadre étape par étape :

Étape 1 : Identifier les Documents Pertinents

Répertoriez tous les documents qui doivent être conformes aux réglementations telles que DORA, RGPD et NIS2. Des exemples incluent les politiques de confidentialité, les politiques de conservation des données et les procédures de signalement d'incidents.

Étape 2 : Établir les Exigences de Conformité

Pour chaque document, identifiez les exigences réglementaires spécifiques qu'il doit remplir. Consultez les articles pertinents des réglementations applicables. Par exemple, pour le RGPD, l'article 24(1) exige de prendre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir et démontrer que le traitement est effectué conformément aux règles du RGPD.

Étape 3 : Développer ou Acheter des Vérifications de Conformité

Créez ou achetez des vérifications de conformité adaptées à vos documents. Ces vérifications devraient automatiquement vérifier la conformité avec les exigences de chaque réglementation.

Étape 4 : Mettre en Place l'Automatisation de la Conformité

Utilisez une plateforme de conformité automatisée pour appliquer de manière cohérente ces vérifications sur tous les documents pertinents. Cela assure un suivi cohérent et réduit les erreurs humaines.

Étape 5 : Surveiller et Mettre à Jour en Continu

Mettez régulièrement à jour les vérifications de conformité et les documents à mesure que les réglementations évoluent. Ce suivi continu assure la conformité permanente.

Étape 6 : Documenter les Résultats

Enregistrez les résultats des vérifications de conformité pour démontrer la conformité aux auditeurs. Cette documentation est essentielle pour passer les audits.

Recommandations Applicables avec Des Détails Spécifiques sur la Mise en Place

Voici des recommandations applicables avec des détails sur la mise en œuvre :

1. Utiliser la génération de politiques alimentée par l'IA

• Faites appel à des plateformes comme Matproof pour générer automatiquement des documents politiques. Matproof peut générer des politiques conformes au RGPD, DORA et SOC 2 en allemand et en anglais.

2. Automatiser la collecte des preuves

• Automatisez la collecte des preuves auprès des fournisseurs de cloud à l'aide d'outils qui s'intègrent avec les environnements cloud. Matproof peut automatiquement collecter des preuves auprès des fournisseurs de cloud, réduisant les efforts manuels.

3. Déployer des agents de conformité des points de terminaison

• Déployez des agents sur les appareils des employés pour surveiller la conformité. L'agent de conformité des points de terminaison Matproof peut être utilisé à cette fin.

4. Prioriser la résidence des données dans l'UE

• Assurez-vous que toutes les données sont stockées dans l'UE pour respecter les exigences de résidence des données. Matproof est hébergé en Allemagne, garantissant une résidence des données à 100 % dans l'UE.

Références des Articles/Exigences Réglementaires Pertinentes

Voici quelques articles réglementaires pertinents à considérer lors de l'automatisation de la conformité des documents :

• RGPD Art. 24(1) : Exige des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour démontrer la conformité.
• NIS2 Art. 7(1) : Exige que les opérateurs de réseaux prennent des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour gérer les risques pour la sécurité des systèmes de réseau et d'information.
• DORA Art. 28(2) : Exige aux institutions de maintenir une vue à jour et complète de leurs risques opérationnels.

Ce à quoi ressemble le "Bien" par rapport à "Juste Passer"

Une bonne conformité des documents va au-delà de la simple mise en œuvre des exigences minimales. Elle implique :

• Identifier proactivement et résoudre les écarts de conformité
• Mettre régulièrement à jour les politiques et les procédures à mesure que les réglementations évoluent
• Tenir des documents de conformité solides
• Surveiller et améliorer continuellement la conformité

En revanche, "juste passer" implique de répondre aux exigences minimales et de faire le moins de travail possible pour passer les audits.

Les erreurs courantes à éviter

Les 3 à 5 Erreurs les Plus Courantes des Organisations

Voici les erreurs les plus courantes commises par les organisations lors de l'automatisation des vérifications de conformité :

1. Sur-reliance sur les revues manuelles

De nombreuses organisations continuent de compter beaucoup sur les revues de documents manuelles, qui sont sujettes aux erreurs et chronophages.

Que faire à la place :

• Mettre en œuvre des vérifications de conformité automatisées et intégrer la génération de politiques alimentée par l'IA pour réduire la revue manuelle.

2. Utilisation de tableurs pour le suivi de la conformité

Les tableurs sont souvent utilisés pour le suivi de la conformité, ce qui peut conduire à des silos de données, des problèmes de contrôle de version et à un manque d'automatisation.

Que faire à la place :

• Utiliser des plateformes de conformité dédiées qui offrent un suivi et des rapports automatisés, réduisant la dépendance aux tableurs manuels.

3. Ignorer l'importance de la résidence des données

Certaines organisations négligent l'importance de la résidence des données, ce qui peut conduire à des violations potentielles de réglementations comme le RGPD.

Que faire à la place :

• Assurez-vous que toutes les données sont stockées dans l'UE et choisissez des plateformes qui优先考虑 la résidence des données dans l'UE comme Matproof.

Pourquoi Ces Erreurs Échouent

Ces erreurs échouent souvent car elles mènent à :

• Un suivi de la conformité incohérent
• Un risque accru de non-conformité
• Plus de efforts et de temps passés sur des processus manuels
• Une probabilité accrue d'échec des audits

Outils et Approches

Approche Manuelle : Avantages, Inconvénients, Quand Ça Marche

Avantages :

• Contrôle total du processus de revue
• Aucune dépendance à la technologie

Inconvénients :

• Chronophage
• Propre aux erreurs
• Inefficiente pour de grands volumes de documents

Quand ça marche :

• Pour de très petites organisations avec un volume de documents limité
• Lorsque des vérifications de conformité initiales sont en cours de développement

Approche Tableur/GRC : Limitations

Limitations :

• Manque d'automatisation
• Silos de données
• Problèmes de contrôle de version
• Limitée en termes de scalabilité

Quand ça pourrait marcher :

• Pour un suivi de la conformité à petite échelle dans de petites organisations

Plates-formes de Conformité Automatisées : Ce à Chercher

Lorsque vous choisissez une plateforme de conformité automatisée, cherchez :

• Génération de politiques alimentée par l'IA
• Collecte automatique des preuves
• Agents de conformité des points de terminaison
• Résidence des données à 100 % dans l'UE
• Conçue spécifiquement pour les services financiers de l'UE

Matproof est un exemple de telle plateforme. Elle propose une génération de politiques alimentée par l'IA, une collecte automatique des preuves, des agents de conformité des points de terminaison et une résidence des données à 100 % dans l'UE.

Quand l'Automatisation Aide et Quand Elle Ne Fait Pas

L'automatisation aide dans :

• L'application cohérente des vérifications de conformité
• La réduction des efforts manuels
• L'assurance d'un suivi de la conformité en continu
• La démonstration de la conformité aux auditeurs

L'automatisation pourrait ne pas être utile dans :

• De très petites organisations avec un volume de documents minimal
• Des situations où un contrôle total du processus de revue est nécessaire

En conclusion, adopter les bons outils et cadres peut grandement améliorer les efforts d'automatisation de la conformité des documents de votre organisation. En évitant les erreurs courantes et en exploitant les bonnes plateformes, vous pouvez obtenir une conformité cohérente et réduire le risque d'échec des audits.

Pour Commencer : Vos Prochaines Étapes

Pour automatiser les vérifications de conformité dans votre institution financière, suivez ce plan d'action en cinq étapes cette semaine :

1. Évaluer Vos Processus de Conformité Actuels : Documentez chaque processus de conformité dans votre organisation. Incluez des détails comme la fréquence des vérifications, le travail manuel impliqué et les outils utilisés. Cela vous aidera à identifier où l'automatisation peut être le plus bénéfique.

2. Identifier les Zones de Conformité Critiques : Toutes les zones ne sont pas également chronophages ou sujettes aux erreurs. Concentrez-vous sur les zones avec le plus grand potentiel de risque et d'impact. Il peut s'agir de la reporting réglementaire, de la protection des données en vertu du RGPD ou des politiques de cybersécurité.

3. Évaluer Vos Outils Actuels : Vérifiez si vos outils de gestion de documents ou de conformité actuels ont des capacités d'automatisation. Sinon, cherchez des outils supplémentaires qui peuvent s'intégrer avec vos systèmes actuels.

4. Consulter les Publications Officielles de l'UE/BaFin : Faites référence aux publications officielles de l'UE et de BaFin pour obtenir des orientations. Par exemple, le "Manuel de Conformité Réglementaire" de BaFin fournit un aperçu complet des exigences réglementaires.

5. Planifier une Preuve de Concept : Identifiez un processus gérable et de petite ampleur à automatiser comme preuve de concept. Cela pourrait être un processus de revue des documents politiques internes. L'objectif est de démontrer la faisabilité et les avantages de l'automatisation au sein de votre organisation.

Lorsque vous décidez de considérer l'aide externe par rapport à faire en interne, prendre en compte des facteurs comme la disponibilité des ressources, l'expertise et le coût. La sous-traite peut être bénéfique si votre équipe manque de l'expertise nécessaire ou si l'automatisation n'est pas une compétence clé de votre organisation. Cependant, si vous avez des personnels informatiques qualifiés et une bonne compréhension de vos besoins en matière de conformité, une solution en interne pourrait être plus rentable à long terme.

Une victoire rapide que vous pouvez obtenir dans les 24 heures suivantes est de mettre en place des rappels automatisés pour les dates de vérification de conformité. Cette étape simple peut réduire le risque de manquer les échéances et montrer les avantages immédiats de l'automatisation.

Questions Fréquentes

Q1 : Comment puis-je m'assurer que les vérifications de conformité automatisées des documents répondent aux exigences réglementaires ?

A1 : Assurez-vous que vos vérifications de conformité automatisées sont alignées avec les exigences réglementaires en vous référant aux articles spécifiques des réglementations qui concernent vos processus. Par exemple, en vertu de l'article 28(2) du DORA, vous êtes tenus de maintenir des politiques de gestion des risques efficaces. Assurez-vous que vos vérifications automatisées couvrent tous les aspects spécifiés dans cet article. Mettez régulièrement à jour vos vérifications automatisées pour s'adapter aux changements dans les réglementations.

Q2 : Quelles sont les risques potentiels des revues automatisées des documents de conformité ?

A2 : Les risques principaux incluent les faux positifs, où un document est incorrectement signalé comme non conforme, et les faux négatifs, où un document non conforme est incorrectement approuvé. Pour atténuer ces risques, utilisez une combinaison de génération de politiques alimentée par l'IA et de surveillance humaine. Testez et validez régulièrement vos vérifications automatisées par rapport à un ensemble de documents connus conformes et non conformes.

Q3 : Comment puis-je intégrer les vérifications de conformité automatisées avec mon système de gestion de documents existant ?

A3 : Cherchez des outils d'automatisation de la conformité qui offrent des API et peuvent s'intégrer avec vos systèmes de gestion de documents existants. Par exemple, Matproof propose des capacités d'intégration avec divers fournisseurs de cloud, vous permettant d'automatiser la collecte des preuves directement à partir de vos systèmes de stockage de documents. Cette intégration aide à maintenir un flux de travail séamless tout en améliorant les vérifications de conformité.

Q4 : Quelles sont les coûts associés à la mise en place de vérifications de conformité automatisées ?

A4 : Les coûts peuvent inclure l'achat initial du logiciel d'automatisation de la conformité, des frais d'intégration possibles et des coûts de maintenance continus. Pour estimer ces coûts, demandez un devis détaillé aux fournisseurs d'automatisation de la conformité. Considérez les avantages à long terme, comme une réduction du travail manuel, moins d'erreurs et une meilleure conformité, qui peuvent compenser les coûts initiaux.

Q5 : Comment puis-je former mon équipe à travailler avec des vérifications de conformité automatisées ?

A5 : La formation est essentielle pour une mise en œuvre réussie. Commencez par un programme de formation complet qui couvre les bases de l'outil d'automatisation, comment interpréter les résultats et quelles actions entreprendre en fonction des résultats. Mettez régulièrement à jour votre matériel de formation pour suivre les changements dans l'outil et les exigences réglementaires.

Principaux Messages Clés

• L'automatisation des vérifications de conformité peut réduire considérablement le temps et les efforts nécessaires aux revues manuelles tout en améliorant la précision.
• Commencez par évaluer vos processus de conformité actuels et identifiez les domaines où l'automatisation peut être bénéfique.
• Consultez les publications officielles de l'UE/BaFin pour vous assurer que vos vérifications automatisées répondent aux exigences réglementaires.
• Prenez en compte les coûts et avantages de la mise en place de vérifications de conformité automatisées et si vous devriez le faire en interne ou le sous-traiter.
• Matproof peut aider à automatiser ce processus. Visitez https://matproof.com/contact pour une évaluation gratuite et voyez comment cela peut rationaliser vos vérifications de conformité.