Automazione dei Controlli di Compliance nei Documenti: I Migliori Strumenti per i Servizi Finanziari

Introduzione

Passo 1: Aprire il registro del proprio fornitore di ICT. Se non ne avete uno, quella è la vostra prima problema. Questa semplice azione è cruciale per gestire i rischi legati alle terze parti, un aspetto chiave della conformità nei servizi finanziari. Perché è importante? Una non conformità può portare a sanzioni devastanti, insuccessi di verifica costosi, interruzioni operative e danni gravi alla reputazione della vostra istituzione.

Il settore finanziario europeo sta affrontando un paesaggio normativo sempre più complesso, con nuove direttive come la DORA e standard aggiornati come l'ISO 27001. I controlli di conformità manuali non sono più sufficienti. Il costo degli errori è troppo alto. In questo articolo, esploriamo i migliori strumenti per l'automazione dei controlli di conformità nei documenti, specificamente progettati per i servizi finanziari in Europa.

Il Problema di Base

I controlli di conformità manuali sono tempi consuming, costosi e propensi all'errore umano. Prendere in considerazione il tempo sprecato sulle revisioni di documenti e aggiornamenti di politiche. In una recente indagine, i team di conformità hanno trascorso in media 200 ore all'anno solo sulle revisioni dei documenti di politica. Con uno stipendio medio di €60.000 all'anno, questo corrisponde a un impressionante €10.000 di produttività persa all'anno, per ogni ufficiale di conformità.

I costi reali vanno oltre il tempo e i soldi. I fallimenti di conformità possono portare a multe fino a €10 milioni (4% del fatturato annuale globale) in base al GDPR. E con nuove normative come la NIS2 sull'orizzonte, le conseguenze sono sempre più alte. La non conformità può anche portare a interruzioni operative, come visto nella multa di €114 milioni inflitta a Santander per i fallimenti di AML. E non dimentichiamo i danni alla reputazione, come i commenti su Trustpilot e i post sui social media che possono rapidamente erodere la fiducia dei clienti.

La maggior parte delle organizzazioni commette un errore di conformità in uno dei due modi. O si ritrovano indietro sulle aggiornamenti, rendendoli vulnerabili a multe e litigi, o si esagerano, sprecano risorse su documentazione eccessiva. È necessaria un approccio più strategico, uno che sfrutta la tecnologia per semplificare i controlli di conformità.

Le riferimenti normativi sono numerosi, riflettendo l'urgenza e la complessità delle esigenze di conformità. Secondo l'articolo 28(2) della DORA, le istituzioni finanziarie sono tenute a valutare i rischi ICT delle terze parti. Nel frattempo, l'articolo 24(1) del GDPR impone le valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati. Non rispettare questi requisiti può comportare sanzioni significative e danni alla reputazione.

Perché È Urgente Ora

Le modifiche normative recenti hanno accentuato la necessità di controlli di conformità automatizzati. L'introduzione della DORA ha portato a un'ulteriore attenzione sulla gestione dei rischi delle terze parti. Nel frattempo, le azioni di applicazione del GDPR dimostrano che la conformità non è facoltativa - le multe sono reali e possono essere sostanziose.

La pressione di mercato sta anche spingendo verso l'automazione. I clienti stanno richiedendo sempre di più certificati come SOC 2 e ISO 27001, che richiedono processi di conformità robusti. Le istituzioni non conformi rischiano di perdere affari a concorrenti che possono dimostrare il loro impegno verso la conformità.

Il vantaggio competitivo della non conformità è chiaro. Considerate la multa di €645 milioni inflitta a Facebook per le violazioni del GDPR. Nel frattempo, istituzioni conformi come ING beneficiano della fiducia dei clienti e di un rischio regolatorio ridotto. La distanza tra dove si trovano la maggior parte delle organizzazioni e dove devono essere si sta allargando, con le istituzioni non conformi che si allontanano sempre di più.

In conclusione, l'automazione dei controlli di conformità nei documenti non è solo una cosa buona da avere - è mission-critical per le istituzioni finanziarie europee. I costi della non conformità sono troppo alti e i benefici dell'automazione sono troppo significativi per essere ignorati. Nella sezione successiva, esploriamo i migliori strumenti per il lavoro, aiutandovi a fare i primi passi verso un processo di conformità più efficiente e efficace.

Il Framework di Soluzione

Approccio Passo dopo Passo per Risolvere il Problema

Per affrontare l'automazione della conformità dei documenti, seguire questo framework passo dopo passo:

Passo 1: Identificare i Documenti Rilevanti

Elencare tutti i documenti che devono essere conformi alle normative come DORA, GDPR e NIS2. Esempi includono le politiche di privacy, le politiche di conservazione dei dati e le procedure di segnalazione degli incidenti.

Passo 2: Stabilire i Requisiti di Conformità

Per ogni documento, identificare i requisiti normativi specifici che deve soddisfare. Consultare gli articoli pertinenti delle normative di riferimento. Ad esempio, per il GDPR, l'articolo 24(1) richiede di adottare misure tecniche e organizzative appropriate per garantire e dimostrare che l'elaborazione sia effettuata in conformità con le regole del GDPR.

Passo 3: Sviluppare o Ottenere Controlli di Conformità

Creare o ottenere controlli di conformità su misurati per i vostri documenti. Questi controlli dovrebbero verificare automaticamente la conformità a ciascun requisito normativo.

Passo 4: Implementare l'Automazione della Conformità

Usare una piattaforma di conformità automatizzata per applicare in modo coerente questi controlli su tutti i documenti rilevanti. Questo assicura un monitoraggio coerente e riduce l'errore umano.

Passo 5: Monitorare e Aggiornare Costantemente

Aggiornare regolarmente i controlli di conformità e i documenti man mano che le normative evolvono. Questo monitoraggio continuo assicura una conformità continua.

Passo 6: Documentare i Risultati

Registrare i risultati dei controlli di conformità per dimostrare la conformità agli auditor. Questa documentazione è cruciale per superare gli audit.

Consigli Attuabili con Dettagli Specifici di Implementazione

Ecco alcuni consigli attuabili con dettagli sull'implementazione:

1. Utilizzare la generazione di politiche alimentata da IA

• Sfruttare piattaforme come Matproof per generare automaticamente i documenti di politica. Matproof può generare politiche conformi a GDPR, DORA e SOC 2 in entrambi i linguaggi tedesco e inglese.

2. Automatizzare la raccolta di prove

• Automatizzare la raccolta di prove dai fornitori di cloud utilizzando strumenti che si integrano con ambienti cloud. Matproof può raccogliere automaticamente prove dai fornitori di cloud, riducendo lo sforzo manuale.

3. Distribuire agenti di conformità degli endpoint

• Distribuire agenti sui dispositivi degli dipendenti per monitorare la conformità. L'agente di conformità degli endpoint di Matproof può essere utilizzato a questo scopo.

4. Dare Priorità alla Residenza dei Dati dell'UE

• Assicurarsi che tutti i dati siano memorizzati nell'UE per rispettare i requisiti di residenza dei dati. Matproof è ospitato in Germania, garantendo una residenza dei dati 100% nell'UE.

Riferimenti Alle Norme / Requisiti Pertinenti

Ecco alcuni articoli normativi pertinenti da considerare quando si automatizza la conformità dei documenti:

• GDPR Art. 24(1): Richiede misure tecniche e organizzative appropriate per dimostrare la conformità.
• NIS2 Art. 7(1): Richiede agli operatori di rete di adottare misure tecniche e organizzative appropriate per gestire i rischi per la sicurezza dei sistemi di rete e dell'informazione.
• DORA Art. 28(2): Richiede alle istituzioni di mantenere una panoramica aggiornata e completa dei rischi operativi.

Cosa Significa "Buono" Contro "Solo Superato"

La conformità dei documenti "buona" va oltre il solo soddisfacimento dei requisiti minimi. Involve:

• Identificare e affrontare proattivamente i divani di conformità
• Aggiornare regolarmente le politiche e procedure man mano che le normative evolvono
• Mantenere una documentazione robusta degli sforzi di conformità
• Monitorare e migliorare continuamente la conformità

Invece, "solo superato" implica soddisfare i requisiti minimi e svolgere il minimo sforzo per superare gli audit.

Errori Comunemente Commessi

Top 3-5 Errori Commessi dalle Organizzazioni

Ecco gli errori principali che le organizzazioni commettono quando automatizzano i controlli di conformità:

1. Eccessiva dipendenza dalle revisioni manuali

Molte organizzazioni ancora dipendono pesantemente dalle revisioni manuali dei documenti, che sono pronte all'errore e time-consuming.

Cosa fare invece:

• Implementare i controlli di conformità automatizzati e integrare la generazione di politiche alimentata da IA per ridurre la revisione manuale.

2. Utilizzo di fogli di calcolo per il monitoraggio della conformità

I fogli di calcolo vengono spesso utilizzati per il monitoraggio della conformità, il che può portare a silos di dati, problemi di controllo versione e mancanza di automazione.

Cosa fare invece:

• Utilizzare piattaforme di conformità dedicate che offrono monitoraggio e reporting automatizzati, riducendo la dipendenza dai fogli di calcolo manuali.

3. Ignorare l'importanza della residenza dei dati

Alcune organizzazioni trascurano l'importanza della residenza dei dati, portando a potenziali violazioni di normative come il GDPR.

Cosa fare invece:

• Assicurarsi che tutti i dati siano memorizzati nell'UE e scegliere piattaforme che danno priorità alla residenza dei dati nell'UE come Matproof.

Perché Questi Errori Falliscono

Questi errori spesso falliscono perché portano a:

• Monitoraggio della conformità inconsistente
• Maggiore rischio di non conformità
• Maggiore sforzo e tempo spesi su processi manuali
• Aumentata probabilità di insuccessi negli audit

Strumenti e Approcci

Approccio Manuale: Pro, Contro, Quando Funziona

Pro:

• Controllo completo sul processo di revisione
• Nessuna dipendenza dalla tecnologia

Contro:

• Time-consuming
• Prone all'errore
• Inefficiente per volumi di documenti elevati

Quando funziona:

• Per organizzazioni molto piccole con un volume limitato di documenti
• Quando vengono sviluppati i controlli di conformità iniziali

Approccio Foglio di Calcolo/GRC: Limitazioni

Limitazioni:

• Mancanza di automazione
• Silos di dati
• Problemi di controllo versione
• Limitata scalabilità

Quando potrebbe funzionare:

• Per il monitoraggio di conformità su piccola scala in organizzazioni piccole

Piattaforme di Conformità Automatizzate: Cosa Cercare

Quando si sceglie una piattaforma di conformità automatizzata, cercare:

• Generazione di politiche alimentata da IA
• Raccolta automatica di prove
• Agenti di conformità degli endpoint
• Residenza dei dati 100% nell'UE
• Progettate specificamente per i servizi finanziari dell'UE

Matproof è un esempio di tale piattaforma. Offre generazione di politiche alimentata da IA, raccolta automatica di prove, agenti di conformità degli endpoint e residenza dei dati 100% nell'UE.

Quando L'Automazione Aiuta e Quando No

L'automazione aiuta in:

• Applicare in modo coerente i controlli di conformità
• Ridurre lo sforzo manuale
• Garantire il monitoraggio continuo della conformità
• Dimostrare la conformità agli auditor

L'automazione potrebbe non essere utile in:

• Organizzazioni molto piccole con un volume minimo di documenti
• Situazioni in cui è richiesta pieno controllo sul processo di revisione

In conclusione, adottare gli strumenti e i framework appropriati può migliorare in modo significativo gli sforzi di conformità dei documenti automatizzati della vostra organizzazione. Evitando gli errori comuni e sfruttando le giuste piattaforme, è possibile ottenere una conformità coerente e ridurre il rischio di insuccessi negli audit.

Inizio: I Tuoi Passi Successivi

Per automatizzare i controlli di conformità nella vostra istituzione finanziaria, seguire questo piano d'azione a cinque passi entro questa settimana:

1. Valutare i Processi di Conformità Attuali: Documentare ogni processo di conformità nella vostra organizzazione. Includere dettagli come la frequenza dei controlli, il lavoro manuale coinvolto e gli strumenti utilizzati. Questo vi aiuterà a identificare dove l'automazione può essere più vantaggiosa.

2. Identificare le Aree di Conformità Critiche: Non tutte le aree sono altrettanto time-consuming o propense all'errore. Concentratevi sulle aree con il potenziale rischio e impatto più elevati. Potrebbero trattarsi di reporting regolamentare, protezione dei dati in base al GDPR o politiche di cybersecurity.

3. Valutare gli Strumenti Attuali: Verificare se gli strumenti di gestione dei documenti o di conformità attuali hanno capacità di automazione. In caso contrario, cercare strumenti aggiuntivi che possano integrarsi con i vostri sistemi correnti.

4. Consultare le Pubblicazioni Ufficiali dell'UE/BaFin: Fare riferimento alle pubblicazioni ufficiali dell'UE e di BaFin per ricevere indicazioni. Ad esempio, il "Regulatory Compliance Handbook" di BaFin fornisce una panoramica completa dei requisiti regolamentari.

5. Pianificare una Proof of Concept: Identificare un processo piccolo e gestibile da automatizzare come una proof of concept. Potrebbe trattarsi di un processo di revisione interna dei documenti di politica. L'obiettivo è di dimostrare la fattibilità e i benefici dell'automazione all'interno della vostra organizzazione.

Quando si decide se considerare l'aiuto esterno contro fare tutto in-house, prendere in considerazione fattori come la disponibilità delle risorse, l'esperienza e i costi. L'esterno può essere vantaggioso se il vostro team manca delle competenze necessarie o se l'automazione non è una competenza principale della vostra organizzazione. Tuttavia, se avete personale IT qualificato e una comprensione solida delle vostre esigenze di conformità, una soluzione in-house potrebbe essere più conveniente a lungo termine.

Un risultato rapido che è possibile ottenere entro le prossime 24 ore è impostare promemoria automatizzati per le date dei controlli di conformità. Questo semplice passo può ridurre il rischio di mancare le scadenze e mostrare i benefici immediati dell'automazione.

Domande Frequenti

Q1: Come posso assicurare che i controlli di conformità dei documenti automatizzati soddisfano i requisiti normativi?

A1: Assicurarsi che i controlli di conformità automatizzati siano allineati ai requisiti normativi facendo riferimento agli specifici articoli delle normative che si collegano ai vostri processi. Ad esempio, in base all'articolo 28(2) della DORA, è richiesta la manutenzione di politiche di gestione dei rischi efficaci. Assicurarsi che i vostri controlli automatizzati coprano tutti gli aspetti specificati in questo articolo. Aggiornare regolarmente i vostri controlli automatizzati per adattarsi alle modifiche nelle normative.

Q2: quali sono i rischi potenziali delle revisioni automatizzate dei documenti di conformità?

A2: I rischi principali includono i falsi positivi, in cui un documento viene erroneamente segnalato come non conforme, e i falsi negativi, in cui un documento non conforme viene erroneamente approvato. Per mitigare questi rischi, utilizzare una combinazione di generazione di politiche alimentata da IA e sorveglianza umana. Testare e convalidare regolarmente i vostri controlli automatizzati rispetto a un set di documenti noti conformi e non conformi.

Q3: Come posso integrare i controlli di conformità automatizzati con il mio sistema di gestione dei documenti esistente?

A3: Cercare strumenti di automazione della conformità che offrano API e possano integrarsi con i vostri sistemi di gestione dei documenti esistenti. Ad esempio, Matproof offre capacità di integrazione con vari provider di cloud, consentendo di automatizzare la raccolta di prove direttamente dai vostri sistemi di archiviazione dei documenti. Questa integrazione aiuta a mantenere un flusso di lavoro senza intoppi mentre migliora i controlli di conformità.

Q4: quali sono i costi associati all'implementazione dei controlli di conformità automatizzati?

A4: I costi possono includere l'acquisto iniziale del software di automazione della conformità, possibili tariffe di integrazione e costi di manutenzione continui. Per stimare questi costi, richiedere una quota dettagliata dai provider di automazione della conformità. Considerare i benefici a lungo termine, come il ridotto lavoro manuale, meno errori e una migliore conformità, che possono compensare i costi iniziali.

Q5: Come posso addestrare il mio team a lavorare con i controlli di conformità automatizzati?

A5: La formazione è cruciale per l'implementazione corretta. Cominciare con un programma di formazione completo che copra le basi dello strumento di automazione, come interpretare i risultati e quali azioni intraprendere in base ai risultati. Aggiornare regolarmente i materiali di formazione per tenere il passo con le modifiche nello strumento e nei requisiti normativi.

Principali Conclusioni

• L'automazione dei controlli di conformità può ridurre significativamente il tempo e lo sforzo richiesto per le revisioni manuali, migliorando la precisione.
• Inizia valutando i processi di conformità attuali e identificando le aree in cui l'automazione può essere vantaggiosa.
• Consulta le pubblicazioni ufficiali dell'UE/BaFin per assicurare che i vostri controlli automatizzati soddisfano i requisiti normativi.
• Prendere in considerazione i costi e i benefici dell'implementazione dei controlli di conformità automatizzati e se farlo in-house o esternalizzarlo.
• Matproof può aiutare a automatizzare questo processo. Visitare https://matproof.com/contact per una valutazione gratuita e vedere come può semplificare i vostri controlli di conformità.