Programa de Incorporación y Formación en Cumplimiento
Introducción
Los profesionales de cumplimiento a menudo creen que el cumplimiento estricto de las políticas y listas de verificación garantizará el cumplimiento regulatorio. Sin embargo, esto no siempre es el caso. La sabiduría convencional en cumplimiento se está cuestionando debido a la necesidad de un enfoque más centrada en las personas en la incorporación y formación. Para los servicios financieros europeos, donde la vigilancia regulatoria es más estricta que nunca, las consecuencias son altas. No cumplir puede resultar en multas importantes, fracasos en auditorías, interrupciones operativas e irreparables daños a la reputación de la empresa.
A medida que profundizamos en los aspectos complejos de la incorporación y formación en cumplimiento, exploremos por qué esto es importante y cómo puede afectar positivamente o negativamente a su organización. El viaje que estamos a punto de emprender ofrece una propuesta de valor clara para aquellos que buscan transformar el cumplimiento en una ventaja competitiva.
El Problema Central
Cuando se trata de cumplimiento en el sector financiero, la descripción superficial sugiere un campo de minas regulatorias; sin embargo, el verdadero problema yace más profundo. No se trata solo de evitar multas; se trata de cómo el cumplimiento puede ser utilizado para mejorar el rendimiento empresarial general. El costo real del incumplimiento es abrumador, abarcando no solo pérdidas monetarias sino también tiempo perdido y un mayor riesgo de exposición.
La mayoría de las organizaciones se centran erróneamente en medidas de cumplimiento reactivas, apresurándose para cumplir con las demandas regulatorias cuando surgen. En cambio, se requiere un enfoque proactivo en la formación y la incorporación de cumplimiento. Esto implica no solo comprender las regulaciones sino también internalizar sus principios para crear una cultura de cumplimiento. Considere el ejemplo del RGPD de la Unión Europea, donde el incumplimiento puede resultar en multas del 4% del volumen de negocios global anual de una empresa o 20 millones de euros, lo que sea mayor. Según el European Data Protection Board, en 2021 se reportaron más de 341,000 violaciones del RGPD, con sanciones que sumaron cientos de millones de euros.
El problema central es doble: en primer lugar, la falta de comprensión entre los empleados sobre la importancia del cumplimiento y, en segundo lugar, la ausencia de un programa de formación sólido que asegure esta comprensión. Esto lleva a un vacío en el conocimiento y a una cultura en la que el cumplimiento se ve como un afterthought en lugar de un elemento fundamental de la estrategia empresarial.
Echemos un vistazo más de cerca a los números. Las instituciones financieras europeas, en promedio, gastan millones de euros en cumplimiento cada año. Un estudio de PwC indicó que las instituciones financieras grandes pueden gastar más del 10% de su presupuesto operativo en actividades relacionadas con el cumplimiento. Sin embargo, una parte significativa de estos costos se atribuye a multas por incumplimiento y las interrupciones operativas resultantes. Por ejemplo, un banco importante en Europa fue multado con 1.240 millones de euros por la Comisión Europea por violar las reglas de competencia. Este no es un caso aislado; es un síntoma de un problema más amplio.
El costo de la formación y la incorporación en cumplimiento, cuando se hace correctamente, es una fracción de las posibles multas y interrupciones operativas. Sin embargo, muchas organizaciones todavía invierten poco en este área, centrándose en medidas reactivas. Esta es una aproximación a corto plazo, ya que una mano de obra bien entrenada y conforme a las normas puede ahorrar millones a largo plazo.
¿Por qué esto es urgente ahora?
La urgencia de una incorporación y formación en cumplimiento efectiva se ve amplificada por los cambios regulatorios recientes y las acciones de aplicación. La introducción del Digital Operational Resilience Act (DORA) es un caso en punto. DORA busca mejorar la resiliencia operativa del sector financiero de la Unión Europea estableciendo requisitos para la gestión de riesgos, los controles de riesgos TI y empresariales, e informes de incidentes. Cumplir con tales regulaciones requiere de una mano de obra capacitada que entienda las implicaciones de estas reglas.
Además, los clientes demandan cada vez más certificaciones y pruebas de cumplimiento regulatorio. Un informe de Deloitte encontró que el 82% de los clientes elegirían un proveedor diferente si no estaban seguros del cumplimiento regulatorio de una empresa. Esta presión del mercado obliga a las instituciones financieras no solo a cumplir, sino también a demostrar su cumplimiento proactivamente.
La desventaja competitiva del incumplimiento también se está volviendo más aparente. Las organizaciones que pueden mostrar un compromiso fuerte con el cumplimiento son más propensas a atraer inversiones, asociaciones y confianza del cliente. Por el contrario, aquellos que se quedan atrás corren el riesgo de perder oportunidades y quedarse atrás en un mercado competitivo.
La brecha entre donde se encuentran la mayoría de las organizaciones y donde deben estar es significativa. Una encuesta de la International Compliance Association reveló que más de un 75% de los oficiales de cumplimiento sintieron que sus programas de formación no eran completamente efectivos. Esto indica un problema generalizado que necesita ser abordado urgentemente.
En conclusión, el desarrollo de un programa sólido de incorporación y formación en cumplimiento no solo es un requisito regulatorio; es un imperativo estratégico para las instituciones financieras europeas. Al abordar los problemas centrales y entender la urgencia de la situación, las organizaciones pueden transformar el cumplimiento de un centro de costos en una ventaja competitiva. A medida que continuemos en las siguientes partes de este artículo, profundizaremos en los pasos prácticos y estrategias para lograr esta transformación. Manténganse conectados para obtener información práctica e consejos de expertos sobre cómo construir un programa de formación en cumplimiento efectivo que no solo cumpla con las demandas regulatorias sino que también mejore el rendimiento general de su organización.
El Marco de Solución
Para abordar el problema de la incorporación y formación en cumplimiento, se requiere un enfoque estructurado. Aquí hay una guía paso a paso para construir un programa de concienciación en cumplimiento efectivo que va más allá de los aspectos básicos.
Paso 1: Identificar los Requisitos Regulatorios
Primero, es esencial comprender las regulaciones con las que su institución financiera debe cumplir. Para las instituciones financieras europeas, esto incluye directivas como DORA (Directiva sobre la regulación prudential de las empresas de inversión), RGPD (Regulación General de Protección de Datos), NIS2 (Sistemas de Red e Información 2) e ISO 27001 para la gestión de la seguridad de la información. Cada reglamentación tiene artículos específicos que detallan las acciones y requisitos necesarios para la formación y programas de concienciación en cumplimiento. Por ejemplo, el Artículo 28(2) de DORA describe específicamente el requisito de formación y concienciación continua para los miembros del personal.
Paso 2: Definir Objetivos
Establezca objetivos claros para su programa de formación en cumplimiento. Estos deben alinearse con los requisitos regulatorios y los objetivos de cumplimiento de su institución. Los objetivos pueden incluir asegurar que todos los empleados entiendan sus roles en el mantenimiento del cumplimiento, proporcionar conocimientos sobre políticas de cumplimiento críticas y fomentar una cultura de comportamiento ético.
Paso 3: Desarrollar Programas de Formación
Cree un currículo de formación integral que abarque todas las áreas de cumplimiento necesarias. Esto podría incluir privacidad de datos, prevención de blanqueo de capitales (AML), ética y ciberseguridad. Asegúrese de que el contenido sea actual y relevante, teniendo en cuenta cualquier cambio reciente en la legislación o las mejores prácticas de la industria.
Paso 4: Implementar la Formación
Realice sesiones de formación para todos los empleados, incluidos los nuevos contratados, como parte del proceso de incorporación. Asegúrese de que la formación sea interactiva y atractiva para mantener el interés y fomentar la participación. Adapte la formación a diferentes roles y responsabilidades dentro de la organización para asegurar que cada empleado reciba información relevante.
Paso 5: Evaluar y Actualizar
Evalúe regularmente la efectividad de su programa de formación en cumplimiento. Esto puede incluir retroalimentación de los empleados, el seguimiento de los puntajes de las pruebas de cumplimiento y el monitoreo de cambios en incidentes de cumplimiento. Realice actualizaciones al programa de formación según sea necesario para abordar cualquier brecha o cambios en el entorno regulatorio.
Paso 6: Cumplimiento Continuo
Establezca una cultura de cumplimiento continuo dentro de su organización. Esto significa proporcionar soporte continuo, actualizaciones y cursos de refresco para mantener informados a los empleados sobre cambios en regulaciones y mejores prácticas.
¿Qué es "Bueno" frente a "Aprobar con Creces"?
Un programa de incorporación y formación en cumplimiento que es "bueno" no solo cumple con los requisitos regulatorios sino que también fomenta una cultura de cumplimiento dentro de la organización. Es proactivo en lugar de reactivo, con un enfoque en la mejora continua y la participación del empleado. En contraste, un programa que "apenas pasa" puede cumplir solo con los requisitos mínimos, con poco énfasis en la comprensión del empleado o la sostenibilidad a largo plazo del programa.
Errores Comunes a Evitar
Error 1: Ajuste Insuficiente de la Formación
Las organizaciones a menudo cometen el error de utilizar módulos de formación genéricos que no abordan los roles y responsabilidades específicos de diferentes empleados. Esto puede llevar a una falta de compromiso y comprensión de la importancia del cumplimiento.
Por qué falla: Los empleados pueden no ver la relevancia de la formación para su rol específico, lo que les causa que se desmotiven y no retengan la información.
Qué hacer en su lugar: Adapte la formación a diferentes roles dentro de la organización. Esto asegura que cada empleado reciba información relevante que se aplica a su función laboral específica.
Error 2: Falta de Formación Continua
Algunas organizaciones solo proporcionan formación durante el proceso de incorporación y no ofrecen educación en cumplimiento continua. Esto puede llevar a una falta de comprensión de nuevas regulaciones o cambios en las mejores prácticas.
Por qué falla: A medida que las regulaciones y las mejores prácticas evolucionan, los empleados pueden no estar al tanto de los cambios, lo que lleva a incumplimiento.
Qué hacer en su lugar: Implemente un programa de formación continua y cursos de refresco para mantener informados a los empleados sobre cambios en regulaciones y mejores prácticas.
Error 3: Evaluación Inadecuada
Muchos organismos no evalúan adecuadamente la efectividad de sus programas de formación en cumplimiento. Esto puede llevar a una falsa sensación de seguridad en el cumplimiento, incluso si la formación no es efectiva.
Por qué falla: Sin evaluación, las organizaciones no pueden identificar brechas en su formación o áreas para mejorar.
Qué hacer en su lugar: Evalúe regularmente la efectividad de su programa de formación en cumplimiento utilizando retroalimentación de los empleados, puntajes de pruebas de cumplimiento y monitoreo de cambios en incidentes de cumplimiento.
Herramientas y Enfoques
Enfoque Manual
Pros: Un enfoque manual para la incorporación y formación en cumplimiento permite un alto nivel de personalización y control sobre el contenido y la entrega de la formación.
Cons: Este enfoque puede ser tiempo-consuming y propenso a errores humanos, especialmente cuando se trata de hacer un seguimiento del progreso de los empleados y actualizar materiales de formación.
Cuándo funciona: Un enfoque manual puede funcionar bien para pequeñas organizaciones con personal limitado y necesidades de cumplimiento simples.
Enfoque de Hojas de Cálculo/GRC
Limitaciones: Si bien las hojas de cálculo y el software GRC (Gobierno, Riesgo y Cumplimiento) pueden ayudar a organizar y hacer un seguimiento de las actividades de cumplimiento, pueden volverse engorrosas a medida que la organización crece y la complejidad de los requisitos de cumplimiento aumenta.
Cuándo funciona: Este enfoque puede ser útil para organizaciones de tamaño mediano con necesidades de cumplimiento más complejas, pero puede requerir recursos adicionales para gestionar efectivamente.
Plataformas de Cumplimiento Automatizadas
Qué buscar: Al considerar una plataforma de cumplimiento automatizada, busque características como la generación de políticas impulsadas por IA, recolección de evidencia automatizada y agentes de cumplimiento de punto final para el monitoreo de dispositivos. Estas características pueden ayudar a simplificar las actividades de cumplimiento y reducir el tiempo y recursos necesarios para la gestión de cumplimiento.
Mención de Matproof: Matproof es un ejemplo de una plataforma de automatización de cumplimiento específicamente construida para los servicios financieros de la UE. Ofrece características como la generación de políticas impulsadas por IA en alemán e inglés, recolección automatizada de evidencia de proveedores en la nube y una política de residencia de datos del 100% en la UE, asegurando el cumplimiento con el RGPD y otras regulaciones de protección de datos.
Cuándo la automatización ayuda: La automatización puede ayudar a reducir el tiempo y recursos necesarios para la gestión de cumplimiento, facilitando mantenerse al día con las regulaciones cambiantes y garantizar el cumplimiento continuo.
Cuándo no ayuda: Si bien la automatización puede ser beneficiosa, no es una solución de una sola talla. Algunas organizaciones pueden requerir una combinación de procesos manuales y herramientas automatizadas para gestionar efectivamente sus necesidades de cumplimiento.
En conclusión, el desarrollo de un programa de incorporación y formación en cumplimiento efectivo requiere de un enfoque estratégico que tenga en cuenta los requisitos regulatorios, los roles de los empleados y la necesidad continua de educación en cumplimiento. Al evitar los errores comunes y utilizando las herramientas y enfoques adecuados, las organizaciones pueden crear un programa que no solo cumpla con los requisitos regulatorios sino que también fomente una cultura de cumplimiento dentro de la organización.
Comenzar: Sus Pasos Siguientes
El desarrollo de un programa de incorporación y formación en cumplimiento integral puede parecer desalentador, pero con un enfoque estructurado, es alcanzable. A continuación se encuentra un plan de acción de cinco pasos que puede ejecutar esta semana.
Paso 1: Evaluar las Prácticas Actuales
Evalúe los materiales de incorporación y formación existentes. Identifique brechas entre lo que tiene y los requisitos regulatorios establecidos en las directrices de la Autoridad Bancaria Europea, así como las directivas de la Autoridad Federal de Supervisión Financiera de Alemania (BaFin).
Paso 2: Definir Objetivos
Aclare los objetivos de su programa de formación en cumplimiento. Deben alinearse con las regulaciones de la UE y las recomendaciones de BaFin. Según BaFin, "[...] los proveedores de servicios financieros deben asegurar el conocimiento profesional y las habilidades de los empleados [...]" (Sección 25a (1) del Acto Bancario Alemán - KWG). Use esto como guía.
Paso 3: Desarrollar un Plan de Formación
Cree un plan de estudios que incluya módulos sobre Prevención de Blanqueo de Capitales (AML), Protección de Datos (RGPD) y otras regulaciones financieras de la UE relevantes. Utilice publicaciones oficiales de la UE y BaFin, como la "Directiva AML de la UE" o "Circular 40/2012 de BaFin sobre Privacidad de Datos".
Paso 4: Implementar una Plataforma de Formación
Seleccione una plataforma que pueda alojar módulos de aprendizaje electrónico y hacer un seguimiento del progreso de los empleados. Considere si tiene los recursos para gestionar esto en la casa o si la externalización tiene más sentido. Plataformas como Moodle o Totara Learn son opciones robustas.
Paso 5: Realizar Sesiones de Formación en Vivo
Aunque el aprendizaje electrónico es crucial, las sesiones en vivo ofrecen la oportunidad de un aprendizaje interactivo. Planifique estas sesiones con expertos en cumplimiento y regulación financiera.
Para una victoria rápida en las próximas 24 horas, comience revisando la "Directiva AML de la UE" para asegurarse de que su programa incluya los elementos necesarios de diligencia de clientes y monitoreo continuo.
Preguntas Frecuentes
Q1: ¿Cómo podemos asegurarnos de que nuestra formación en cumplimiento sea tanto atractiva como efectiva?
Un amplio cuerpo de investigación apoya el uso del aprendizaje interactivo y la gamificación en la formación en cumplimiento. Estos métodos pueden aumentar el compromiso sin sacrificar la efectividad. Además, evaluaciones regulares y sesiones de retroalimentación permiten retroalimentación inmediata y mejora continua.
Q2: ¿Cuál debería ser el papel de la dirección en el proceso de incorporación en cumplimiento?
La dirección debe participar activamente en establecer el tono y las expectativas para el cumplimiento. Deben liderar por ejemplo, participar en la formación y reforzar la importancia del cumplimiento en todas las operaciones empresariales. Esto está en línea con el principio de gobernanza corporativa bajo artículos como el Artículo 28(2) de DORA, que enfatiza la responsabilidad del consejo de administración en la gestión de riesgos y sistemas de control interno.
Q3: ¿Cuál es la frecuencia mínima para refrescos de formación en cumplimiento?
La frecuencia debe guiarse por el perfil de riesgo de su institución y el entorno regulatorio en constante cambio. Sin embargo, la orientación práctica sugiere que los cursos de refresco se deberían llevar a cabo al menos anualmente. Algunos temas, como los cambios en las regulaciones de protección de datos, pueden requerir actualizaciones más frecuentes.
Q4: ¿Pueden los empleados remotos participar efectivamente en la formación en cumplimiento?
Sí, con la tecnología adecuada en su lugar. La formación remota puede ser tan efectiva como la formación presencial. Plataformas como las mencionadas en el Paso 4 pueden facilitar la formación virtual y asegurar que los empleados remotos estén incluidos en el proceso de incorporación en cumplimiento.
Q5: ¿Cómo podemos medir la efectividad de nuestro programa de formación en cumplimiento?
Una medida es evaluar el número de incidentes de cumplimiento antes y después de la formación. Otra es realizar encuestas e entrevistas para sondear la comprensión de los empleados sobre cuestiones de cumplimiento. Las pruebas regulares del conocimiento de cumplimiento también pueden proporcionar retroalimentación valiosa.
Conclusiones clave
- Los programas de incorporación y formación en cumplimiento son críticos en el sector financiero y deben alinearse con las regulaciones de la UE y las directrices de BaFin.
- Involucre a la dirección en el proceso para establecer el tono correcto y demostrar el compromiso con el cumplimiento.
- Utilice métodos interactivos y gamificación para hacer que la formación sea atractiva y efectiva.
- Actualice regularmente los materiales de formación para reflejar cambios en regulaciones y políticas corporativas.
- Medida la efectividad de su programa a través de evaluaciones regulares y retroalimentación.
Recuerde, Matproof puede asistir en la automatización de su proceso de formación y incorporación en cumplimiento. Para una evaluación personalizada de su estrategia de cumplimiento actual, visite el sitio web de Matproof y solicite una consultación gratuita.