Compliance Onboarding en Training Programma Ontwikkeling

Inleiding

Compliance professionals zijn vaak van mening dat strikte naleving van beleidshandleidingen en controlelijsten garandeert aanpassing aan de regelgeving. Dat is echter niet altijd het geval. De traditionele compliance wijsheid wordt uitgedaagd door de noodzaak om een meer mensgerichte benadering te hanteren bij onboarding en training. Voor financiële diensten in Europa, waar de regelgevingscontrole strenger is dan ooit, staat het spel hoog in het vaandel. Niet voldoen kan leiden tot hoge boetes, controlemislukkingen, operationele onderbrekingen en onherstelbare schade aan de bedrijfsreputatie.

Als we ingaan op de ingewikkeldheden van compliance onboarding en training programma ontwikkeling, laten we onderzoeken waarom dit belangrijk is en hoe het uw organisatie positief of negatief kan beïnvloeden. De reis die we voor ogen hebben, biedt een duidelijke waardepropositie voor diegenen die compliance willen transformeren in een concurrentievoordeel.

Het Kernprobleem

Als het gaat om compliance in de financiële sector, suggereert de oppervlakkige beschrijving een regelgevingsmijnenveld; echter, het echte probleem ligt dieper. Het gaat niet alleen om boetes vermijden; het gaat erom hoe compliance kan worden ingezet om de algehele bedrijfsprestaties te verbeteren. De werkelijke kosten van niet-naleving zijn enorm, omvat niet alleen financiële verliezen maar ook verloren tijd en verhoogd risico.

De meeste organisaties focussen foutief op reactieve compliance maatregelen - haast maken om aan regelgevingsvereisten te voldoen wanneer ze zich voordoen. In plaats daarvan is een proactieve benadering van compliance training en onboarding essentieel. Dit omvat niet alleen het begrijpen van de regels maar ook de interneisering van hun beginselen om een cultuur van compliance te creëren. Overweeg bijvoorbeeld het voorbeeld van de AVG van de Europese Unie, waar niet-naleving tot boetes kan leiden tot 4% van het wereldwijde jaaromzet van een bedrijf of 20 miljoen euro, afhankelijk van wat hoger is. Volgens de Europese Databeschermingsautoriteit werden in 2021 meer dan 341.000 AVG overtredingen gerapporteerd, met sancties die in de honderden miljoenen euro's liggen.

Het kernprobleem is tweeledig: eerst, een gebrek aan inzicht onder werknemers over de belang van compliance, en tweede, het ontbreken van een krachtig trainingsprogramma dat deze inzicht garandeert. Dit leidt tot een kenniskloof en een cultuur waarin compliance wordt gezien als een naoverwegende plaats in plaats van een fundamenteel element van het bedrijfsbeleid.

Laten we een closer look nemen bij de cijfers. Europese financiële instellingen spenderen gemiddeld miljoenen euro's per jaar aan compliance. Een studie van PwC toonde aan dat grote financiële instellingen meer dan 10% van hun bedrijfsbegroting kunnen uitgeven aan compliancegerelateerde activiteiten. Echter, een aanzienlijk deel van deze kosten wordt toegeschreven aan niet-nalevingsboetes en de daaruit voortvloeiende operationele onderbrekingen. Bijvoorbeeld, een grote bank in Europa werd door de Europese Commissie met een boete van 1,24 miljard euro beboet vanwege schending van kartelregels. Dit is geen isoleerd geval; het is een symptom van een breder probleem.

De kosten van compliance training en onboarding, wanneer goed uitgevoerd, zijn een fractie van de mogelijke boetes en operationele onderbrekingen. Toch onderbeleggen veel organisaties nog steeds dit gebied, in plaats van zich te concentreren op reactieve maatregelen. Dit is een kortzichtige benadering, aangezien een goed opgeleide en nalevende werknemers miljoenen op de lange termijn kunnen besparen.

Waarom Dit Nu Dringend Is

De dringendheid van effectieve compliance onboarding en training wordt versterkt door recente regelgevingswijzigingen en handhavingsacties. De inleiding van de Digitale Operationele Veerkracht Act (DORA) is een geval ter studie. DORA streeft ernaar om de operationele veerkracht van de financiële sector in de Europese Unie te versterken door eisen in te stellen voor risicobeheer, IT- en bedrijfsrisicocontroles en incidentrapportage. Naleving van dergelijke regels vereist een goed opgeleide werkforce die de implicaties van deze regels begrijpt.

Bovendien eisen klanten steeds vaker certificaten en bewijs van regelgevingsnaleving. Een rapport van Deloitte toonde aan dat 82% van klanten een andere aanbieder zouden kiezen als ze onzeker zouden zijn over de regelgevingsnaleving van een bedrijf. Deze marktdruk dwingt financiële instellingen ertoe om niet alleen te voldoen maar ook hun naleving proactief te demonstreren.

De concurrentie-nadeel van niet-naleving wordt ook steeds duidelijker. Organisaties die een sterke toewijding aan naleving kunnen aantonen, zijn meer likely om investeringen, partnerrelaties en klantvertrouwen aan te trekken. Diegenen die achterblijven, risico op verlies van kansen en achterop te raken in een concurrentiemarkt.

De kloof tussen waar de meeste organisaties zijn en waar ze moeten zijn, is significant. Een enquête van de International Compliance Association onthulde dat meer dan 75% van complianceofficieren vonden dat hun trainingsprogramma's niet volledig effectief waren. Dit geeft aan op een uitgebreid probleem dat dringend moet worden aangepakt.

In conclusie, het ontwikkelen van een krachtig compliance onboarding en trainingsprogramma is niet alleen een regelgevingsvereiste; het is een strategisch imperatief voor Europese financiële instellingen. Door de kernproblemen aan te pakken en de dringendheid van de situatie te begrijpen, kunnen organisaties compliance transformeren van een kostenpost in een concurrentievoordeel. In de volgende delen van dit artikel zullen we dieper ingaan op de praktische stappen en strategieën om deze transformatie te bereiken. Blijf geïnteresseerd voor actieve inzichten en deskundige advies over hoe u een effectief compliance trainingsprogramma kunt bouwen dat niet alleen voldoet aan regelgevingsvereisten maar ook de algehele prestatie van uw organisatie verbetert.

De Oplossing Framework

Om het probleem van compliance onboarding en training aan te pakken, is een gestructureerde benadering nodig. Hier is een stapsgewijze gids om een effectief compliance bewustzijnsprogramma te bouwen dat gaat verder dan de basis.

Stap 1: Identificeer Regelgevingsvereisten

Eerst is het essentieel om te begrijpen welke regels uw financiële instelling moet naleven. Voor Europese financiële instellingen omvat dit richtlijnen zoals DORA (Richtlijn inzake het voorzichtige beheer van beleggingsondernemingen), AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), NIS2 (Netwerk- en Informatiesysteem 2) en ISO 27001 voor informatiebeveiligingsbeheer. Elke regelgeving heeft specifieke artikelen die de noodzakelijke acties en vereisten voor compliance training en bewustzijnsprogramma's omschrijven. Bijvoorbeeld, DORA Art. 28(2) schrijft uitdrukkelijk voor dat er voortdurend training en bewustzijn voor personeelsleden moet zijn.

Stap 2: Definieer Doelen

Stel duidelijke doelen voor uw compliance trainingsprogramma. Deze moeten worden uitgelijnd met de regelgevingsvereisten en de compliancedoelen van uw instelling. Doelen kunnen omvatten het verzekeren dat alle werknemers begrijpen welke rol ze spelen in het handhaven van naleving, het verstrekken van kennis over essentiële compliance beleid en het bevorderen van een cultuur van morele gedrag.

Stap 3: Ontwikkel Cursussen

Ontwerp een omvattend cursussenprogramma dat alle noodzakelijke compliance gebieden behandelt. Dit kan omvatten gegevensprivacy, anti-geldwassen (AML), ethiek en cyberveiligheid. Zorg ervoor dat de inhoud actueel en relevant is, rekening houdend met enige recente veranderingen in wetgeving of industriebest practices.

Stap 4: Implementeer Training

Voer training sessies uit voor alle werknemers, inclusief nieuwe aanwervingen, als onderdeel van het onboarding proces. Zorg ervoor dat de training interactief en boeiend is om het interesse te houden en deelname te stimuleren. Pas de training aan aan verschillende rollen en verantwoordelijkheden binnen de organisatie om ervoor te zorgen dat elke werknemer relevante informatie ontvangt.

Stap 5: Evalueer en Werk Bij

Evalueer regelmatig de effectiviteit van uw compliance trainingsprogramma. Dit kan omvatten feedback van werknemers, het bijhouden van compliance test scores en het monitoren van veranderingen in compliance incidenten. Werk bij aan het trainingsprogramma zo nodig om eventuele hiaten of veranderingen in het regelgevingsketen aan te pakken.

Stap 6: Doorlopend Compliance

Ontwikkel een cultuur van doorlopend compliance binnen uw organisatie. Dit betekent het blijvende bieden van ondersteuning, updates en herhaalcurussen om werknemers op de hoogte te houden van veranderingen in regelgeving en best practices.

Wat "Goed" eruitziet in Vergelijking met "Alleen Slagen"

Een compliance onboarding en trainingsprogramma dat "goed" is, voldoet niet alleen aan regelgevingsvereisten maar bevordert ook een cultuur van naleving binnen de organisatie. Het is proactief eerder dan reagerend, met een focus op continue verbetering en werknemer betrokkenheid. In tegenstelling tot een programma dat "alleen slagen" kan, dat slechts de minimumvereisten voldoet, met weinig nadruk op werknemerbegrip of de lange termijn duurzaamheid van het programma.

Gemeenschappelijke Fouten om te Vermijden

Fout 1: Onvoldoende Aanpassing van Training

Organisaties maken vaak de fout van het gebruik van generieke trainingsmodules die niet het specifieke profiel en de verantwoordelijkheden van verschillende werknemers aanpakken. Dit kan leiden tot een gebrek aan betrokkenheid en begrip van de betekenis van naleving.

Waarom het faalt: Werknemers kunnen de relevantie van de training voor hun specifieke rol niet zien, waardoor ze zich ontkoppelen en de informatie niet retainen.

Wat in plaats daarvan te doen: Pas de training aan op verschillende rollen binnen de organisatie. Dit zorgt ervoor dat elke werknemer relevante informatie ontvangt die van toepassing is op hun specifieke functie.

Fout 2: Ontbreken van Doorlopend Onderwijs

Sommige organisaties bieden alleen training tijdens het onboarding proces en bieden geen doorlopend compliance onderwijs. Dit kan leiden tot een gebrek aan begrip van nieuwe regelgeving of veranderingen in best practices.

Waarom het faalt: Aangezien regelgeving en best practices evolueren, kunnen werknemers zich niet bewust zijn van de veranderingen, wat kan leiden tot niet-naleving.

Wat in plaats daarvan te doen: Implementeer een programma van doorlopend onderwijs en herhaalcurussen om werknemers op de hoogte te houden van veranderingen in regelgeving en best practices.

Fout 3: Onvoldoende Evaluatie

Veel organisaties beoordelen de effectiviteit van hun compliance trainingsprogramma's niet adequaat. Dit kan leiden tot een vals gevoel van veiligheid inzake naleving, zelfs als de training niet effectief is.

Waarom het faalt: Zonder evaluatie kunnen organisaties geen hiaten in hun training identificeren of gebieden voor verbetering.

Wat in plaats daarvan te doen: Beoordeel regelmatig de effectiviteit van uw compliance trainingsprogramma middels feedback van werknemers, compliance test scores en het monitoren van veranderingen in compliance incidenten.

Hulpmiddelen en Benaderingen

Manuele Benadering

Voordelen: Een manuele benadering van compliance onboarding en training laat toe voor een hoge mate van aanpassing en controle over de inhoud en levering van training.

Nadelen: Deze benadering kan tijdrovend zijn en vatbaar voor menselijke fouten, met name bij het bijhouden van werknemervoortgang en het bijwerken van trainingsmateriaal.

Wanneer het werkt: Een manuele benadering kan goed functioneren voor kleine organisaties met beperkt personeel en eenvoudige compliancebehoeften.

Spreadsheet/GRC Benadering

Beperkingen: Hoewel spreadsheets en GRC (Governance, Risk, and Compliance) software kunnen helpen bij het organiseren en bijhouden van complianceactiviteiten, kunnen ze lastig worden als de organisatie groeit en de complexiteit van compliancevereisten toeneemt.

Wanneer het werkt: Deze benadering kan nuttig zijn voor middelgrote organisaties met meer complexe compliancebehoeften, maar kan extra middelen vereisen om effectief te beheren.

Geautomatiseerde CompliancePlatforms

Wat op te zoeken: Bij het overwegen van een geautomatiseerd compliance platform, zoek naar functies zoals AI-gestuurde beleidsgeneratie, geautomatiseerde bewijsverzameling en endpoint compliance agents voor apparaattoezicht. Deze functies kunnen helpen complianceactiviteiten te stroomlijnen en de tijd en middelen die nodig zijn voor compliancebeheer te reduceren.

Vermelding van Matproof: Matproof is een voorbeeld van een compliance automatiseringsplatform dat specifiek is ontwikkeld voor EU financiële diensten. Het biedt functies zoals AI-gestuurde beleidsgeneratie in Duits en Engels, geautomatiseerde bewijsverzameling van cloudproviders en een 100% EU-gegevensresidentiebeleid, wat naleving garandeert van AVG en andere gegevensbeschermingsregels.

Wanneer automatisering helpt: Automatisering kan helpen de tijd en middelen die nodig zijn voor compliancebeheer te reduceren, waardoor het gemakkelijker wordt om aan veranderingen in regelgeving te voldoen en doorlopend compliance te garanderen.

Wanneer het niet werkt: Hoewel automatisering voordelen kan hebben, is het geen eenmalige oplossing. Sommige organisaties kunnen nog steeds een combinatie van manuele processen en geautomatiseerde hulpmiddelen nodig hebben om hun compliancebehoeften effectief te beheren.

In conclusie, het ontwikkelen van een effectief compliance onboarding en trainingsprogramma vereist een strategische benadering die rekening houdt met regelgevingsvereisten, werknemerrollen en de voortdurende behoefte aan compliance-onderwijs. Door veelvoorkomende valkuilen te vermijden en de juiste hulpmiddelen en benaderingen te gebruiken, kunnen organisaties een programma creëren dat niet alleen voldoet aan regelgevingsvereisten, maar ook een cultuur van naleving binnen de organisatie bevordert.

Aan de slag: Uw Volgende Stappen

Het ontwikkelen van een omvattend compliance onboarding en trainingsprogramma kan indrukwekkend lijken, maar met een gestructureerde benadering is het haalbaar. Hieronder vindt u een vijfstaps actieplan dat u deze week kunt uitvoeren.

Stap 1: Huidige Praktijken Beoordelen
Evalueer bestaande onboarding- en trainingsmaterialen. Identificeer hiaten tussen wat u heeft en de regelgevingsvereisten zoals opgegeven in de richtlijnen van de Europese Bankautoriteit, evenals de richtlijnen van de Duitse Federale Financiële Toezichtautoriteit (BaFin).

Stap 2: Doelen Definiëren
Klarify de doelen van uw compliance trainingsprogramma. Ze moeten worden uitgelijnd met EU-reguleringen en aanbevelingen van BaFin. Volgens BaFin, "[...] financieringsdienstenverleners moeten ervoor zorgen dat de professionele kennis en vaardigheden van de werknemers [...]" (Artikel 25a (1) Duitse Bankwet - KWG). Gebruik dit als leidraad.

Stap 3: Ontwikkel een Trainingscursus
Ontwerp een cursus die modules bevat over Anti-Geldwassen (AML), Gegevensbescherming (AVG) en andere relevante EU-financiale regelgevingen. Gebruik officiële publicaties van de EU en BaFin, zoals de "EU AML Richtlijn" of "BaFin's Rundbrief 40/2012 over Gegevensbescherming".

Stap 4: Implementeer een Trainingsplatform
Kies een platform dat e-learningmodules kan hosten en de voortgang van werknemers kan bijhouden. Overweeg of u de middelen heeft om dit in-house te beheren of of u het uitbesteedt.Platforms zoals Moodle of Totara Learn zijn robuuste opties.

Stap 5: Voer Live Trainingsessies Uit
Terwijl e-learning cruciaal is, biedt live sessies de gelegenheid voor interactief leren. Plan deze sessies met expertise in compliance en financiële regelgeving.

Voor een snelle overwinning in de komende 24 uur, start met het bekijken van de "EU AML Richtlijn" om ervoor te zorgen dat uw programma de noodzakelijke elementen van klantgegevensonderzoek en doorlopend toezicht omvat.

Veelgestelde Vragen

Q1: Hoe kunnen we ervoor zorgen dat onze compliance training zowel boeiend als effectief is?
Een aanzienlijk onderzoek ondersteunt het gebruik van interactief leren en gamification in compliance training. Deze methoden kunnen betrokkenheid vergroten zonder de effectiviteit op teofferen. Bovendien, regelmatige beoordelingen en feedbacksessies staan toe tot direct feedback en continue verbetering.

Q2: Wat is de rol van de management in het compliance onboardingproces?
Management moet actief betrokken zijn bij het instellen van toon en verwachtingen voor naleving. Ze moeten voorbeeldfuncties uitoefenen, deelnemen aan trainingen en de belangrikheid van naleving in alle bedrijfsactiviteiten benadrukken. Dit is in overeenstemming met het beginsel van corporate governance zoals in artikelen zoals DORA Art. 28(2), die de verantwoordelijkheid van de raad voor risicobeheer en interne controlesystemen benadrukken.

Q3: Wat is de minimum frequentie voor compliance training herhaling?
De frequentie moet worden bepaald door het risicoprofiel van uw instelling en de veranderende regelgevingslandschap. Echter, praktische richtlijnen suggereren dat herhalingscurussen minimaal jaarlijks moeten worden uitgevoerd. Sommige onderwerpen, zoals veranderingen in gegevensbeschermingsregels, kunnen meer frequente updates vereisen.

Q4: Kunnen externe werknemers effectief deel nemen aan compliance training?
Ja, met de juiste technologie op zijn plaats. Extern training kan zo effectief zijn als persoonlijk training.Platforms zoals die in Stap 4 genoemd kunnen virtueel training faciliteren en ervoor zorgen dat externe werknemers worden betrokken bij het compliance onboardingproces.

Q5: Hoe kunnen we de effectiviteit van ons compliance trainingsprogramma meten?
Eén meting is om het aantal compliance incidenten voor en na de training te beoordelen. Een andere is om enquêtes en interviews te houden om de begrip van werknemers van compliancekwesties te meten. Regelmatige testen van compliancekennis kan ook waardevolle feedback bieden.

Sleuteluittreksels

1. Compliance onboarding en trainingsprogramma's zijn cruciaal in de financiële sector en moeten worden uitgelijnd met EU-reguleringen en BaFin richtlijnen.
2. Betrokkenheid van management in het proces om de juiste toon en de toewijding aan naleving te demonstreren.
3. Gebruik interactieve methoden en gamification om training boeiend en effectief te maken.
4. Werk regelmatig bij aan trainingsmaterialen om veranderingen in regelgeving en bedrijfsbeleid te weerspiegelen.
5. Meet de effectiviteit van uw programma middels regelmatige beoordelingen en feedback.

Onthoud, Matproof kan helpen bij het automatiseren van uw compliance training en onboarding proces. Voor een aangepaste evaluatie van uw huidige compliancestrategie, bezoek Matproof's website en vraag een gratis consultatie aan.